Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС объяснила, когда и по каким правилам сдавать 6-НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Общие положения по заполнению формы
Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.3 Порядка).
В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода (п. 3.1 Порядка).
В разделе 2 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).
Сведения о доходах каждого работника (справки из приложения 1 к форме 6-НДФЛ) подлежат заполнению только по итогам календарного года (п. 5.1 Порядка).
В форме 6-НДФЛ обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям отражается ноль (0). Если для отражения какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля делается прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично целым числовым показателям (п. 1.13, 1.14 Порядка).
Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Поле «Стр.» заполняется на каждой странице расчета, кроме титульного листа. Если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц расчета (п. 1.17 Порядка).
Таблица с новыми сроками сдачи 6-НДФЛ в 2023 году
| Период | Срок сдачи с учетом переноса |
| 2022 год | 27 февраля |
| I квартал 2023 года | 25 апреля |
| Полугодие 2023 года | 25 июля |
| Девять месяцев 2023 года | 25 октября |
Порядок исчисления и уплаты налогов с 2023 года
Суть системы ЕНП кроется в самом названии. Вместо разных счетов и платежек теперь будет единый порядок. Каждому налогоплательщику сформируют Единый счет. Это сделают по умолчанию, самим плательщикам для этого ничего делать не нужно.
Деньги на уплату налогов, взносов и сборов будут списываться с этого счета. Принцип такой:
- Плательщик зачисляет на счет сумму для уплаты всех текущих платежей.
- В назначенную дату налоговики самостоятельно распределят деньги по налогам, сборам и взносам.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Нужно ли организации без работников сдавать 6-НДФЛ
Необходимость подачи 6-НДФЛ для организаций без сотрудников является популярным вопросом как начинающих, так и опытных бухгалтеров.
Как говорилось ранее, организация сдает 6-НДФЛ в случае, если хотя бы раз в течение отчетного года ею выплачены суммы в пользу физлица (сотрудника, наемного работника, арендодателя, третьего лица), удержан и перечислен НДФЛ.
Таким образом, если в организации ни числится ни одного работника, и соответственно, зарплата им не выплачивается, то составлять и подавать 6-НДЛФ в ФНС не нужно.
При этом особое внимание следует уделить документу, на основании которого работает директор организации. Если таким документом выступает срочный трудовой договор (как это бывает в подавляющем большинстве случаев), на основании которого директору выплачивается зарплата и прочие виды вознаграждения, то сдавать отчет 6-НДФЛ организации все-таки придется. Даже при условии если директор является единственным работником фирмы.
Пошаговая инструкция заполнения 6 ндфл за Ⅳ квартал 2022
Подробная инструкция заполнения 6-НДФЛ приведена в Приложении 2 Приказа ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@.
В отчете отражаются сведения о начислениях и удержаниях НДФЛ с января по декабрь 2022 г.
Пошаговая инструкция заполнения 6 НДФЛ применена в рассматриваемом ниже примере.
Рассмотрим, как надо заполнять листы формы 6-НДФЛ за 2022 год в соответствии с инструкцией. Для этого подготовим таблицу, которая содержит:
- Вид и суммы начисленного дохода
- даты получения и выплаты дохода работникам
- суммы налоговых вычетов
- даты удержания налога
- сроки перечисления налога в бюджет
- суммы удержанных НДФЛ
Нулевой 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 год
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Однако, если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет. Это письмо составляется в произвольной форме.
Общие правила заполнения отчетности 6-НДФЛ
При заполнении отчетности 6-НДФЛ необходимо соблюдать установленные правила, иначе отчетность не примут, вернут обратно. И так рассмотрим, какие имеются правила:
- Если отчетность заполняется в электронном виде, тогда необходимо использовать шрифт Courier New высотой букв 16–18 пунктов. Если отчетность заполняется в ручную, тогда используется такие чернила, как черные, синие или фиолетовые, исправления не допускаются и корректор тоже.
- Заполнять необходимо с первых клеток и слева направо. В пустых клетках проставляются прочерки;
- Распечатывать отчетность необходимо каждую страницу на отдельном листе, скреплять степлером запрещается. Нумерация страниц должна быть сквозной и начинается с титульного листа;
- При отображении суммарных с сотыми единицами – целое число указывается в первом поле, копейки после точки, если нет сведений – ставят «0».
Как распределяется ЕНП и как работать с ЕНС
Суммы обязательств юридических лиц и ИП будут погашены исходя из того, что налогоплательщик указал в декларации или уведомлении.
Если налогоплательщик перевел ЕНП в сумме меньшей, чем заявлена в декларациях (уведомлении), то возникает задолженность, которая будет называться «отрицательным сальдо».
Если денег недостаточно и сроки уплаты совпадают, налоговый орган распределит поступившие деньги пропорционально исчисленным суммам.
В следующий месяц, 28 числа, налогоплательщик переведет некоторую сумму на счет, и она будет распределена таким образом:
- сначала погасится отрицательное сальдо, возникшее в прошлом месяце,
- потом начисления с текущим сроком уплаты, то есть те, которые 25 числа налогоплательщик предъявил к начислению;
- затем пени, проценты, штрафы.
При отрицательном сальдо ЕНС в Личном кабинете юридического лица можно посмотреть, по каким налогам эта задолженность возникла. Сверку с налоговой заказывать не надо. Достаточно кликнуть на обязательства и посмотреть каждый налог.
Пополнить свой ЕНС можно не только платежным поручением, но и в Личном кабинете юрлица двумя способами:
- Списать со счета.
- Оплатить банковской картой.
Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ были внесены изменения в Приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, регламентирующий порядок заполнения и представления расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Учитывая данные изменения, 6-НДФЛ с 2023 года будет предоставлять по новой форме.
Основные изменения 6-НДФЛ в 2023 году были связаны с Разделом 1:
- переименована строка 020 «Сумма НДФЛ, удержанная за последние три месяца отчетного периода» в «Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние три месяца отчетного периода». В новой строке теперь нужно будет указывать суммарный показатель исчисленного и удержанного налога по всем четырем срокам перечисления;
- строки 021 и 022, предназначенные для указания сроков перечисления налога и соответствующих сумм, объединены в четыре строки:
- 021 – сумма налога по первому сроку перечисления,
- 022 – по второму сроку,
- 023 – по третьему сроку,
- 024 – по четвертому сроку.
Кто и когда должен сдать отчет по 6-НДФЛ
Отчет 6-НДФЛ сдают каждый квартал и по итогам года все фирмы и ИП с работниками — налоговые агенты. В отчете отражают информацию о начисленном и удержанном с зарплаты НДФЛ.
Если зарплата не начислялась — нет обязанности удерживать налог на доход и сдавать отчет. Отправьте налоговой письмо о том, что не являетесь налоговым агентом, чтобы от вас не ждали отчет и не блокировали расчетный счет за опоздание.
Сроки сдачи 6-НДФЛ за год установлены п. 2 ст. 230 НК РФ. Расчеты за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев сдавайте не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Годовой расчет — до 1 марта года, следующего за отчетным.
- За 2021 год — до 1 марта 2021;
- За 1 квартал 2021 — до 30 апреля 2021;
- За полугодие 2021 — до 2 августа 2021;
- За 9 месяцев 2021 — до 1 ноября 2021;
- За 2021 год — до 1 марта 2022.
Форму 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию по месту учета. Это можно сделать в электронном виде через интернет. Бумажный вариант вправе сдавать только налоговые агенты, у которых в течение налогового периода численность сотрудников не превышала 10 человек.
Регистры налогового учета по НДФЛ
Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них сотрудниками, предоставленных им налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ в регистрах налогового учета.
С 1 января 2021 года работодателям следует обновить форму регистра по НДФЛ.
Это следует сделать с учетом новшеств, связанных с введением прогрессивной ставки по НДФЛ 15%.
Вести регистры нужно ежемесячно по каждому работнику нарастающим итогом с начала года.
Налоговые регистры помогут правильно заполнить расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ.
За отсутствие регистров налоговики могут привлечь организацию к ответственности в виде штрафа:
- 10 тыс. рублей, при неведении регистров в течение одного календарного года;
- 30 тыс. рублей, если регистры отсутствовали более, чем один календарный год.
Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса.
Если организация не представит регистры по требованию ИФНС, ее привлекут к ответственности в размере 200 руб. за каждый не представленный в срок документ (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса).
Если отсутствие регистра повлекло занижение налоговой базы по НДФЛ, то штраф составит 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. как за нарушение правил учета (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса).
Крайние сроки сдачи 6‑НДФЛ в 2020 году
В соответствии с требованиями НК РФ налоговый агент должен представить в налоговую инспекцию расчет не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом.
Из положений ст. 6.1 НК РФ следует, что если последний день сдачи отчетности приходится на нерабочий или праздничный день, то он переносится на ближайший рабочий день.
Сроки сдачи прописаны в статье 230 НК РФ.
| Отчетный период | Крайний срок сдачи 6‑НДФЛ |
| 2019 год | 2 марта 2020 года |
| 1 квартал 2020 года | 30 апреля 2020 года |
| 2 квартал 2020 года | 31 июля 2020 года |
| 3 квартал 2020 года | 2 ноября 2020 года |
| 2020 год | 1 марта 2021 года |
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Как отразить отпускные
Раздел 1: по строке 020 мы отражаем доходы нарастающим итогом с января по сентябрь включительно. В эту же сумму включается сумма всех начисленных отпускных. Далее по остальным строкам – все стандартные вычисления, описанные выше.
Раздел 2: указываются все отпускные, выплаченные за последние 3 месяца квартала (июль, август, сентябрь).
Сколько заполнять блоков? Столько, сколько дней в квартале вы выдавали отпускные выплаты. Если в разные дни выплачивали каждому – то и отдельный блок заполняем для каждого такого сотрудника. А если в один день выплачивали сразу нескольким сотрудникам, то эти суммы объединяются.
Если не хватит блоков в Разделе 2, заполняете новый лист, только потом не забудьте правильно пронумеровать все заполненные страницы (вверху в поле «Стр.»), включая Титульный лист .
ВНИМАНИЕ: если понадобилось заполнить несколько листов с Разделами 1 и 2, то строки с «060» по «090» заполняются только на первом листе, т.к. они общие, в них данные не меняются, на остальных страницах ставятся прочерки.
Строка 100 и 110 – указывается дата выдачи отпускных работнику.
Строка 120 — последний день месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Строка 130 и 140 – выплаченная сумма отпускных и удержанный с неё НДФЛ.
Если отпускные и зарплата выдавались в один день, то обе этих выплаты всё равно разносим по разным блокам, т.к. срок перечисления НДФЛ у этих видов дохода разный (З/П — день, следующий за днём выплаты дохода; отпускные — последнее число месяца).
| Фактическое получение отпускных | Дата выплаты денежных средств. Дату фактического получения дохода определяет (п. 1 ст. 223 НК РФ) |
| Удержание НДФЛ с отпускных | |
| Уплата НДФЛ с отпускных | Не позднее последнего числа месяца, в котором вы выплатили эти суммы (п. 6 ст. 226 НК РФ).По факту указывается крайний (последний) день для перечисления НФДЛ. |
За нарушения, допущенные при оформлении и представлении 6-НДФЛ могут последовать штрафы:
- За опоздание с представлением расчета.
Штраф составит 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета, до дня, когда он был представлен (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Сотрудника, ответственного за представление 6-НДФЛ, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
За опоздание с отчетом налоговики вправе заблокировать счета компании, если расчет не поступит в инспекцию в течение 10 рабочих дней после окончания законодательно установленного срока сдачи (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
- За недостоверные сведения и допущенные ошибки.
Штраф за такое нарушение составляет 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Оштрафовать могут за ошибки в персональных данных налогоплательщика или суммовых показателях (п. 3 Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Если ошибки или неточности не привели к уменьшению НДФЛ, подлежащему перечислению в бюджет, или нарушению прав граждан, налоговики могут снизить размер штрафа (пп. 1 п. 1, п. 4 ст. 112 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
- За представление бумажного 6-НДФЛ вместо электронного.
Если ваша компания обязана сдавать расчет в электронной форме, но в налоговую инспекцию вы представили его на бумаге, штраф составит 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).