Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разъездной характер работы сотрудников: когда такой режим выгоден работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.
Нюансы исчисления налогов и сборов в связи с компенсацией сотруднику расходов при разъездной работе
Налог на доходы физических лиц. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, которые трудятся в пути или работа которых имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ. Такие разъяснения представлены Минфином в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230.
Обратите внимание! Положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются на надбавку к окладу работника с разъездным характером работы, производимую в фиксированном размере. Такая надбавка является составной частью системы оплаты труда, действующей в организации, и облагается НДФЛ по общим правилам.
Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение
Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.
Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.
По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.
Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.
Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации
Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Это одна из распространенных нарушений, так как важным условием является трудоустройство официально. Профессия дальнобойщик не может быть подработкой, поэтому должна оплачиваться не только заработная плата, но и компенсация если таковая должна быть.
Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию, правда ли это утверждение?
Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить компенсацию за разъездной характер работы.
Профессии, предполагающие разъездной характер работы
Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.
Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).
Вот еще несколько таких примеров:
- проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
- стюарды;
- работники, которые занимаются снабжением;
- экспедиторы.
Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:
- врачи скорой помощи;
- пожарные;
- спасательные службы;
- сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.
Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.
Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.
Компенсация за разъездной характер работы
В компаниях различных сфер деятельности есть штатные сотрудники, работа которых требует постоянных разъездов или выполняется в процессе передвижения.
Так как нет четкого определения понятия «разъездной» в Трудовом кодексе РФ, у предпринимателей возникает масса вопросов.
Чем отличается компенсация за разъездной характер работы от надбавки, и что нужно знать о нюансах налогообложения по этим возмещениям?
В Трудовом кодексе РФ определение работы, связанной с разъездами, встречается в нескольких статьях:
- Ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить все расходы сотрудников (проезд, аренда помещения для жилья, прочие затраты), чья деятельность связана с разъездами, работой в экстремальных (полевых) условиях и участием в экспедициях.
- Ст. 57 ТК РФ обязывает включать в трудовой договор условия, определяющие разъездную работу.
- Ст. 166 ТК РФ указывает, что поездки работников, относящиеся к прямым рабочим обязанностям, не являются командировками.
Размер и формы оплаты сотруднику компенсаций и доплат за все расходы во время выполнения обязанностей в разъездах устанавливаются нормативными актами и обязательно прописываются в трудовом договоре.
В зависимости от установленных условий в нормативных актах предприятия и вида работ, возмещение сотруднику может иметь следующие формы:
- Компенсационные выплаты.
- Доплата, включенная в общий объем заработной платы.
Эти виды возмещений имеют существенные отличия и должны четко разграничиваться. Доплата, включенная в объем зарплаты сотрудника, выплачивается регулярно и имеет фиксированный размер. Такая надбавка начисляется сотруднику за работу, связанную с опасными условиями, загрязненной средой, иными нюансами.
Компенсация назначается работнику за фактические затраты, которые он понес в пути. Они подтверждаются первичными документами, квитанциями, чеками. Если подтверждающие документы отсутствуют и реальный объем расходов определить невозможно, компенсационные выплаты получают статус официальной надбавки и присоединяются к зарплате.
Законодательно установлено, что налогообложение компенсаций имеет определенные нюансы. Как и ранее, в 2017 году возмещаемые расходы освобождаются от взносов в социальные фонды и НДФЛ, но включаются в расчет по налогу на прибыль (ст. 217 НК РФ).
Приказы в связи с разъездной деятельностью
В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.
Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.
Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.
Оформление расходов при разъездном характере работы
Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:
- коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
- подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
- внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.
Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.
Бесплатная юридическая консультация онлайн
Привлечение адвокатов к правовым спорам обусловлено необходимостью полноценной защиты личных интересов граждан. Как показывает практика, граждане избегают юридической помощи с целью финансовой экономии, но на практике это связано с большими затратами.
Даже граждане, имеющие образование юриста, не всегда успевают за актуальными изменениями законодательства, поэтому целесообразно будет воспользоваться консультацией квалифицированного специалиста. Удобство заключается в том, что проводиться консультация юриста бесплатно и онлайн.
Где и как получить бесплатную юридическую консультацию?
предоставляется на всей территории Российской Федерации. Воспользоваться поддержкой могут граждане, резиденты государства, а также нерезиденты страны, которые временно проживают в РФ.
Более того, консультировать заинтересованных лиц юристы могут и за пределами России, но только в рамках отечественного законодательства.
Предоставляется юридическая консультация бесплатно онлайн круглосуточно, независимо от выходных и праздничных дней. Оперативность ответа специалистов на сайте составляет до 15 минут.
Регистрироваться на интернет-портале не нужно и можно направить личное обращение анонимно. Консультации юристов можно получить следующими способами:
- воспользоваться службой онлайн-чата;
- составить форму обращения в службе обратной связи;
- выполнить звонок на горячую линию.
Положение о разъездном характере работы
Добавочные выплаты служащим, использующим служебные разъезды на собственном автомобиле или же использующих общественный транспорт, учреждения относят на затраты, которые непосредственно оказывают влияние на размер налога на прибыль. Форма отчетности по затратам Унифицированного шаблона маршрутного листка нет, поэтому учреждения имеют право разрабатывать собственный шаблон такого документа или составлять его в произвольном виде.
При этом нельзя путать путевой лист водителя и маршрутный лист, – это разные документы. Первый утвержден законом, а второй заполняется в свободном стиле.
Главным обстоятельством оформления маршрутного листка является обязательное включение всех разъездов в последовательности действий, осуществленных служащим в указанное время с описанием их целей, а также с подтверждением исходными материалами. Составлять формуляр можно на обыкновенном листе А4 или на фирменном бланке учреждения.
Маршрутный формуляр создается в 2-х экземплярах, один из которых направляется в бухгалтерию учреждения, следующий сохраняется у служащего.
Учитывая, что данный документ является для учреждения внутренним, заверять его печатью не нужно.
Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам
Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту. Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны. Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.
Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы. Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки. Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:
- возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
- компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
- возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.
Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат — суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:
- путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
- проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
- кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
- журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.
Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.
Когда необходимо указать, что характер работ разъездной
Одним из обязательных условий трудового договора предусмотрено указание в необходимых случаях характера работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Характер работы может быть разъездной, в пути, подвижной и др.
Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполнение трудовой функции которых связано непосредственно с разъездами.
Например, Юрист, в должностные обязанности которого входит участие в судебных процессах, консультирование заказчиков вне местонахождения его (юриста) рабочего места и т.д.
То есть такому работнику необходимо установить разъездной характер работы, так как направление работника в поездку вне места постоянной работы может быть признано командировкой. И тогда работодателю грозят дополнительные финансовые затраты, ведь время нахождения в командировке оплачивается работнику исходя из его среднего заработка.
Законодатель устанавливает, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Следовательно, письменная фиксация условия о разъездном характере работы позволяет работодателю снизить затраты по дополнительным выплатам работникам.
Ранее, до отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, выгода разъездного характера работы была еще в уменьшении документооборота (при служебных поездках были необязательны командировочные удостоверения и служебные задания), но это время прошло.
Получается, что установление разъездного характера работы необходимо, если выполнение трудовых обязанностей связано с возможными разъездами в черте города, в котором трудоустроен работник, либо в иной местности.
Стоит отметить, что работодатель не только уменьшает затраты по выплате заработной платы, но и минимизирует риски привлечения к ответственности.
Поясним: если с работником произойдет несчастный случай во время нахождения в служебной поездке, а работодатель не отразил его отсутствия по месту работы и в табеле учета рабочего времени была проставлена явка, то возникнет вопрос о несоблюдении законодательства и применении административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Правильно оформленный разъездной характер работы хотя и помогает работодателю во многом, но имеет также и свои минусы. Например, отраслевыми соглашениями могут быть установлены дополнительные гарантии и компенсации для работников, которые будут обязательными для работодателей. Но об этом скажем чуть ниже.
Компенсация за разъездной характер работы
В компаниях различных сфер деятельности есть штатные сотрудники, работа которых требует постоянных разъездов или выполняется в процессе передвижения.
Так как нет четкого определения понятия «разъездной» в Трудовом кодексе РФ, у предпринимателей возникает масса вопросов.
Чем отличается компенсация за разъездной характер работы от надбавки, и что нужно знать о нюансах налогообложения по этим возмещениям?
В Трудовом кодексе РФ определение работы, связанной с разъездами, встречается в нескольких статьях:
- Ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить все расходы сотрудников (проезд, аренда помещения для жилья, прочие затраты), чья деятельность связана с разъездами, работой в экстремальных (полевых) условиях и участием в экспедициях.
- Ст. 57 ТК РФ обязывает включать в трудовой договор условия, определяющие разъездную работу.
- Ст. 166 ТК РФ указывает, что поездки работников, относящиеся к прямым рабочим обязанностям, не являются командировками.
Особенности оформления разъездного характера работы
Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.
В документе-основании присутствуют следующие сведения:
-
перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;
-
список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;
-
механизм финансирования расходов;
-
размер компенсации.
Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.
Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.
Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.
У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:
-
уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;
-
сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);
-
получение налоговых преимуществ;
-
минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.
Организация командировок при постоянных разъездах
Ст. 166 ТК РФ не позволяет относить постоянные поездки по служебным обязанностям к командировкам. Обычно такие условия распространяются на один регион или город. При отправке работника в другую местность поездку можно рассматривать как командировку.
Ее организация осуществляется по установленным правилам для командировок. В частности, формируется приказ на сотрудника с указанием его целей и задач пребывания в другой местности. Документ подписывается руководителем и работником. По возвращении необходимо сформировать авансовый отчет.
Компенсации подлежат следующие расходы:
-
проезд;
-
проживание;
-
суточные;
-
питание (при предоставлении такой привилегии);
-
иные расходы, согласованные с работодателем.
Комментарий к ст. 168.1 TК РФ
1. В настоящей статье речь идет о компенсационных выплатах работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (работникам связи, строительных организаций, железнодорожного, автомобильного и иных видов транспорта, лесного хозяйства и т.д.), а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера (работникам геологоразведочных, изыскательских и проектно-изыскательских организаций и др.).
2. В связи со служебными поездками работникам возмещаются не только расходы, указанные в настоящей статье, но и иные расходы, если они произведены с разрешения или ведома работодателя.
3. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных с указанными выше служебными поездками работников, могут быть установлены не только коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, но и трудовым договором.
4. Перечень работ, профессий, должностей этих работников законодательно не определен: он устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
5. В организациях, финансируемых за счет средств бюджета (федерального, субъекта РФ, местного), компенсация повышенных расходов работников при выполнении работ в полевых условиях производится в соответствии с Положением о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений РФ, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах, утвержденным Постановлением Минтруда России от 15 июля 1994 г. N 56 (БНА РФ. 1994. N 11).