Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет рабочего времени сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
- фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
- контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
- закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Какие виды учета рабочего времени сотрудников существуют
Рассказываем, как именно руководитель, методист, бухгалтерия или отдел кадров могут рассчитывать отработанное сотрудниками время.
Основные виды учета:
-
Поденный — удобный формат для государственных структур и малого бизнеса, где преобладает нормированный режим. В документах учета отражают занятость сотрудников за одну рабочую смену, а при расчете зарплаты суммируют часы за нужный период.
-
Понедельный — формат подсчетов, при котором количество рабочих часов за неделю суммируется. Вариант подходит в случае, когда сотрудник в какие-то дни недели работает больше, а в какие-то — меньше. При использовании понедельного учета рабочего времени важно следить за тем, чтобы общее количество часов в неделю не превышало 40. Иначе потребуется осуществить доплату в соответствии с размером переработки.
-
Суммированный — расчет трудового времени за несколько дней, месяц, квартал, полугодие или даже год. Если сотрудник занят на вредном производстве, то допустимый интервал — не дольше 90 дней.
Как добиться качественного учета
Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:
- Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
- Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.
А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.
Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:
- Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
- Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
- Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
- Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
- Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.
1. Что понимают под рабочим временем?
2. В чем заключается значение рабочего времени?
3. Что собой представляет нормирование рабочего времени?
4. Назовите виды рабочего времени.
5. Охарактеризуйте нормальную продолжительность рабочего времени.
6. Каким категориям работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени?
7. Каким образом оплачивается труд работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени?
8. Что понимается под неполным рабочим временем? Приведите примеры.
9. Каким образом устанавливается неполное рабочее время?
10. Каким категориям работников наниматель обязан устанавливать неполное рабочее время?
11. Каким образом оплачивается труд работников с неполным рабочим временем?
12. Что такое режим рабочего времени?
13. Раскройте классификацию режимов рабочего времени.
14. Что собой представляет режим рабочей недели?
15. Что собой представляет режим рабочего дня?
16. Охарактеризуйте режим рабочего времени при сменной работе.
17. Каким образом осуществляется разделение рабочего дня на части?
18. Что собой представляет режим гибкого рабочего времени?
19. Назовите и охарактеризуйте составные элементы режима гибкого рабочего времени.
20. В каком порядке устанавливается и прекращается режим гибкого рабочего времени?
21. Раскройте сущность вахтового метода организации работ.
22. Назовите случаи превышения установленных нормативов рабочего времени.
23. Что такое сверхурочные работы? Назовите основания привлечения работников к сверхурочной работе, ограничения сверхурочных работ.
24. Каким образом компенсируется сверхурочная работа?
25. Какие категории работников запрещается привлекать к сверхурочной работе?
26. Охарактеризуйте ненормированный рабочий день: понятие, правовое регулирование, гарантии.
27. Каким категориям работников не устанавливается ненормированный рабочий день?
28. Раскройте сущность дежурства.
29. Каким образом должно осуществляться использование рабочего времени?
30. Назовите и охарактеризуйте виды учета рабочего времени.
Учет рабочего времени с помощью программы ИНСАЙДЕР
Программа ИНСАЙДЕР – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:
- Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
- Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
- Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Какие бывают виды учета рабочего времени и чем они отличаются от систем
Прежде чем рассматривать, какие бывают виды учета рабочего времени, необходимо понимать, что подразумевает под собой данное понятие. Так, достаточно часто возникают неоднозначные трактовки в вопросах того, что такое системы учета рабочего времени, а что представляют собой их виды.
Под системами подразумеваются непосредственно технологические и организационные решения, обеспечивающие фактический учет рабочего времени сотрудников. Виды же предусматривают комплексные организационно-правовые особенности ведения учета рабочего времени трудящихся с точки законодательства и кадрового дела. И в этой статье будут рассматриваться непосредственно виды учета рабочего времени по Трудовому кодексу. Более подробно о существующих системах учета рабочего времени, порядке их применения и разновидностях, можно прочитать в отдельной статье.
Нормативные акты и требования законодательства по организации рабочего времени и времени отдыха
Должный порядок ведения учёта, организации труда, режим рабочего времени, продолжительность рабочего дня, важные нормы, обязанности работодателя и работников, а также иные нюансы определяет Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), этому посвящён весь четвёртый раздел (статьи с 91 по 105).
В нем определяются:
- Обязанности и правила ведения табеля учёта рабочего времени.
- Нормальная и сокращённая продолжительность, неполный рабочий день, гибкий график.
- Организация суммированного и несуммированного учета рабочего времени.
- Другие правила учета рабочего времени в организации.
- Пункты, которые должны быть предусмотрены (оговорены) в трудовом договоре.
- Права на перерывы, отпуск и другие виды отдыха.
- Освобождение от работы на время обучения с сохранением оплаты труда.
- Количество смен, которое может отработать сотрудник предприятия без нарушения требований к продолжительности рабочего дня.
- Условия планирования внутреннего трудового распорядка и т.п.
Какой может быть организация учёта использования рабочего времени на предприятии
Виды учёта, которые устанавливаются Трудовым кодексом:
- Поденный. Это когда в течение одного из рабочих дней сотрудник отрабатывает одно и то же количество рабочих часов. Соответственно, для расчётов зарплаты бухгалтеру нужно знать только количество отработанных дней.
- Понедельный. Такой учёт применяется в тех случаях, когда сотрудник отрабатывает в разные дни недели разное время, но общее количество часов за неделю всегда одно и то же.
- Суммированный. Из-за отсутствия чёткой периодичности количество рабочих часов по разным дням и неделям в месяце не совпадает. В таком случае их проще посчитать общей суммой по итогам месяца.
Поденный и понедельный расчёт ещё называют несумированными.
Практика применения разных графиков работы такова, что универсальных стандартов нет. Но наиболее популярными являются:
- пятидневка;
- шестидневка;
- сменный график.
Какие задачи решают системы учета рабочего времени?
Возможности системы идентификации пользователей и анализа их рабочей деятельности позволяют собирать детализированную информацию по каждому отдельному сотруднику по дням и за отчетные периоды:
· количество отгулов и больничных дней;
· общее время опозданий и ранних уходов;
· фактически отработанные часы;
· учет работы в выходные и переработки.
Продуктивные системы учета рабочего времени сотрудников помогут повысить качество и эффективность работы персонала и достигать другие цели:
· организовать простое планирование рабочего времени;
· составлять обоснованные графики работы;
· укрепить внутреннюю дисциплину среди сотрудников;
· улучшить ведение статистической и итоговой отчетности;
· принимать грамотные управленческие решения в отношении кадрового вопроса, внутреннего распорядка и режима трудового дня;
· добиться повышения финансовой экономии;
· настраивать эффективную работу систем кондиционирования, жизнеобеспечения.
Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.
В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.
В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени
Нормальная продолжительность рабочего времени (40-часовая рабочая неделя), как правило, не должна превышаться. Однако ТК РФ или иными федеральными законами могут устанавливаться исключения из этого правила, когда работник по инициативе работодателя может выполнять работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В ст. 97 ТК РФ предусмотрено два таких случая: сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня.
Сверхурочная работа определяется ст. 99 ТК РФ как работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Привлечение к сверхурочным работам осуществляется работодателем только с письменного согласия работника в случаях, прямо предусмотренных в ч. 2 ст. 99 ТК РФ (как, например, при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва). Часть 3 ст. 99 ТК РФ предусматривает случаи привлечения работника к сверхурочной работе без его согласия (например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи и в других случаях).
В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается с их письменного согласия при следующих условиях: во-первых, такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением и, во-вторых, они ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ.
Статья 99 ТК РФ устанавливает предельное количество часов сверхурочной работы для каждого работника: не более четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Работа сверх установленной продолжительности рабочего времени не может быть сверхурочной, если она выполняется работником с ненормированным рабочим днем.
Сверхурочные работы должны быть надлежащим образом оформлены (приказом или распоряжением работодателя и письменным согласием работника в установленных законом случаях) и учтены работодателем. Размер и формы компенсации переработки установлены ст. 152 ТК РФ: сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ). Ненормированный рабочий день устанавливается обычно для работников, труд которых не поддается точному учету во времени. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в федеральных государственных учреждениях» в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем включаются руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие работники, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету; которые распределяют рабочее время по своему усмотрению; рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.
Сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня имеют существенные отличия.
Понятие режима рабочего времени
Из 100 статьи ТК следует, что под режимом рабочего времени подразумевается график сотрудника, а именно:
- продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
- продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
- время начала и окончания работы;
- длительность перерывов в работе;
- количество смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней.
Все эти пункты устанавливаются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.
Бухгалтерский и налоговый учет оплаты времени работы и отклонений
Сначала разберемся, какие документы служат основанием для проведения расчета зарплаты и других выплат в пользу работника. В первую очередь это табель – формы Т-12 или Т-13, могут применяться и самостоятельно разработанные. Разница в двух видах форм в том, что Т-12 содержит таблицу, в которой производится расчет заработной платы, а Т-13 только ведет учет рабочего времени и неявок.
Кроме этого могут понадобиться: приказы о командировке или командировочное удостоверение (для расчета суточных), приказы о премировании, выплате материальной помощи, больничные листы. Если в табеле есть дни, обозначенные «НН», придется потребовать от отсутствовавшего работника объяснительную записку и оправдательные документы.
Обратите внимание! Командировочное удостоверение не является обязательным документом, но внутренними положения компании может быть предусмотрено его оформление.
Для сдельщиков кроме табеля будут нужны также данные о выработке: наряды, ведомости, путевые листы. Их работа не только оценивается в зависимости от времени, но и от выполнения определенных норм выпуска продукции, ее качества, наличия брака.
В некоторых организациях также понадобятся документы, подтверждающие выполнение условий для получения бонусов. Например, менеджер микрофинансовой компании получает не только оклад, но и премии за количество привлеченных, обслуженных клиентов, за результаты соблюдения ими графика платежей (своевременность поступления оплат), продажу дополнительных услуг (страхование, карты рассрочки).