Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Схемы и примеры заполнения 6-НДФЛ с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2023 году условия, согласно которым определяется обязательства субъектов хозяйствования по сдаче отчета 6-НДФЛ, не изменились. Как и прежде, данный отчет сдают организации и ИП, выполняющие функции налоговых агентов, а именно выплачивающие доход физлицам и удерживающие из такого дохода суммы НДФЛ.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Субъекты хозяйствования, в организационной структуре которых имеются обособленные подразделения, находящиеся на отдельном балансе, подают отчет 6-НДФЛ в особом порядке. В данной ситуации организация составляет 2 отдельных отчет 6-НДФЛ: один отчет составляется по выплатам и НДФЛ в рамках головной организации (без учета расчетов филиала или представительства), второй – по расчетам обособленного подразделения.
Отчет 6-НДФЛ головной организации подается в ФНС по месту регистрации компании. 6-НДФЛ филиала составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается в ФНС по юрадресу компании, второй же направляется в ФНС по фактическому местонахождению филиала.
Если по данным ФНС организация относится к крупнейшим налогоплательщиками, то 6-НДФЛ по расчетам филиала может составляться в одном экземпляре и направляться только в один налоговый орган по выбору компании – по юрадресу фирмы или месту нахождения филиала.
Изменения в 6-НДФЛ — 2021
Начиная с 2021 года расчет 6-НДФЛ нужно сдавать по новой форме.
Главное новшество — объединение в один отчет расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ. Помимо этого, в форму были внесены и другие изменения, влияющие на порядок ее заполнения:
- разделы 1 и 2 поменяли местами: в разделе 1 отражается информация о сроках перечисления и сумме налога, а в разделе 2 — обобщенная информация о суммах начисленного дохода и удержанного налога;
- исключили строки, в которых указывали даты получения дохода и удержания налога;
- добавили поле, в котором нужно отражать КБК (стр. 010 раздела 1 и стр. 105 раздела 2);
- отдельно выделили в разделе 2 доходы по трудовым договорам и ГПД;
- в справке о доходах исключили информацию о налоговом агенте, т.к. она отражается на титульном листе формы, и признак справки.
При сдаче расчета за 2021 год необходимо учесть новые изменения.
Внесенные поправки носят не только технический характер (изменение штрихкодов, добавление КБК в справку к расчету), но и меняют форму и порядок ее заполнения.
Рассмотрим наиболее значимые изменения:
- для ИП и глав КФХ ввели новые коды отчетных периодов («83», «84», «85» и «86»);
- уточнили принцип отражения доходов: в разделе 2 должны отражаться суммы не только начисленного, но и фактически полученного дохода;
- добавили строки для сведений о высококвалифицированных специалистах (строки 115, 121 и 142 в разделе 2);
- добавили сведения в раздел 2 и справку о доходах для налога на прибыль, который нужно зачесть при расчете НДФЛ с доходов от долевого участия;
- скорректировали некоторые коды доходов и вычетов в справке к расчету.
6-НДФЛ подаётся по окончании квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Сроки сдачи в течение года и после его окончания отличаются.
По окончании первого, второго и третьего кварталов расчёт подают до конца следующего месяца. То есть в общем случае крайний срок сдачи 6-НДФЛ таков: за 1 квартал – 30 апреля, за 6 месяцев – 31 июля, за 9 месяцев – 31 октября. Расчёт за год подают до 1 марта включительно. Если эти дни выпадают на выходные или праздники, то срок сдачи переносится на следующий рабочий день.
С учётом этого правила сроки сдачи для формы 6-НДФЛ в течение 2021 года таковы:
- за 1 квартал – 30 апреля;
- за полгода – 2 августа;
- за 9 месяцев – 1 ноября.
Расчёт за полный 2021 год сдаётся в налоговый орган до 1 марта 2022 года.
Общая информация о расчёте
Форма 6-НДФЛ подаётся всеми, кто в отчётном периоде производил выплаты работникам. Имеются в виду не только сотрудники, нанятые в штат, но и исполнители, с которыми заключены гражданские договоры. То есть все те лица, по отношению к которым наниматель выполняет роль налогового агента по НДФЛ.
Таким образом, сдать расчёт должны все организации, а также индивидуальные предприниматели-работодатели. Если ИП работает один, представлять 6-НДФЛ он не должен.
В расчёт включаются доходы, облагаемые НДФЛ. Если сумма не подлежит обложению (например, подарок работнику в пределах 4 тыс. рублей), то отражать её в составе общей суммы доходов не нужно. Кроме того, в отчётность не включают выплаты физлицам, если они платят НДФЛ самостоятельно.
Разберёмся, когда сдавать форму за периоды текущего года.
Как заполнить уведомление
В целом, правила не отличаются от заполнения других налоговых форм. Это можно сделать как на бумаге, так и электронно. То же касается его отправки в ИФНС.
Так, в случае отсутствия какого-либо показателя во всех знакоместах соответствующего поля проставляют прочерк. То же самое касается ситуации, когда для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест.
| Поле уведомления | Как заполнять |
| КПП организации/обособленного подразделения | КПП головной организации либо выбранной обособки, через которое будут перечисляться исчисленные и удержанные суммы налога, а также представляться справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ |
| Код по ОКТМО | Код муниципального образования, на территории которого находится организация либо выбранная обособка, а также обособленные подразделения, за которые будет производиться перечисление налога, представление 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Если код по ОКТМО имеет 8 знаков, свободные места справа не заполняют. |
| Причина представления уведомления (код) | «1» – если уведомление представляете в связи с принятием решения о переходе на уплату налога в бюджет региона по месту нахождения организации либо выбранного подразделения
«2» – если уведомление представляете в связи с изменением количества подразделений «3» – если уведомление представляете в связи с отказом от перехода на уплату налога в бюджет региона по месту нахождения организации либо выбранного подразделения «4» – если уведомление представляете в связи с другими изменениями, влияющими на порядок представления 2-НДФЛ и 6-НДФЛ |
| (указать другие изменения, влияющие на порядок представления справок по форме 2-НДФЛ и расчетов по форме 6-НДФЛ) | Указывают изменения, влияющие на порядок представления этих отчётов. Заполняют, если в поле «Причина представления уведомления (код)» указана цифра «4». |
В последнем разделе уведомления приводят КПП организации и всех обособленных подразделений, расположенных на территории одного муниципального образования, в отношении которых организация либо выбранное ею обособленное подразделение будет платить НДФЛ и отчитываться.
Учтите: количество полей «КПП организации/обособленного подразделения» и «Код налогового органа» должно соответствовать количеству обособок, расположенных на территории одного муниципального образования с организацией либо выбранным подразделением.
Какие сроки сдачи 6-НДФЛ в 2021 году
Сроки сдачи 6-НДФЛ установлены статьей 230 Налогового кодекса. В течение года по ней отчитываются: за I квартал, полугодие и 9 месяцев. Срок сдачи — не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. За год расчет сдают не позднее 1 марта года, следующего за истекшим. Если крайний срок приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то 6-НДФЛ можно сдать в ближайший рабочий день. Датой представления расчета считается день:
- сдачи расчета в ИФНС лично, а также представителем фирмы или ИП;
- отправки расчета по почте письмом с описью вложения;
- отправки расчета, зафиксированный в подтверждении даты отправки в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО.
Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2021 году приведены в следующей таблице.
Таблица. Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2021 году
| Отчетный период | Срок сдачи 6-НДФЛ |
| I квартал | 30 апреля 2020 |
| Полугодие | 31 июля 2020 |
| 9 месяцев | 2 ноября 2020 |
| Год | 1 марта 2021 |
На что обратить особое внимание
В разделе 1 отражайте НДФЛ к перечислению на 22 марта
В разделе 1 расчета больше нет полей для дат уплаты, указывать нужно только суммы по каждому сроку перечисления. Ведь крайний срок уплаты НДФЛ теперь единый независимо от вида дохода — 28-е число каждого месяца. В строках 021–023 раздела 1 заполните НДФЛ, который удержали в отчетном периоде по 22 марта включительно:
- в строке 021 — НДФЛ, удержанный с 1 января по 22 января;
- в строке 022 — НДФЛ, удержанный с 23 января по 22 февраля;
- в строке 023 — НДФЛ, удержанный с 23 февраля по 22 марта.
Налог, который удержали с 23 по 31 марта, вы отразите уже в отчетности за полугодие. Строку 024 в 6-НДФЛ за I квартал не заполняйте, она понадобится только в годовой отчетности.
В полях 030–032 изменений нет. Как и раньше, заполняйте в них даты и суммы возврата налога в отчетном периоде.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Ответственность за ошибки и несвоевременную сдачу 6-НДФЛ.
Согласно ст. 126 НК РФ, за несвоевременную сдачу отчета грозит штраф в 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки. Могут оштрафовать и ответственное должностное лицо – на 300-500 руб. Страшнее, если заблокируют счет. Сделать это могут уже через 20 дней с установленной даты предоставления отчетности.
Ошибка в 6-НДФЛ обходится предприятию в 500 руб., должностному лицу – в 300-500 руб. За сдачу на бумаге отчета с численностью более 9 работников также грозит штраф и последующая обязательна сдача отчета в электронном виде.
Сдавать обновленную отчетность без ошибок и просрочек помогает сервис СБИС.
Быть в курсе всех тонкостей налога на имущество и других налогов и отчетности по ним позволяет СБИС Электронная отчетность. Все изменения мгновенно отражаются в программе, вы не запутаетесь с новым отчетом, его разделами-подразделами и сроками. Новый календарь отчетности и уплаты налогов и взносов будет всегда под рукой.
СБИС Бухгалтерия и учет.- это целая система для ведения бухучета, кадрового учета и сдачи отчетности вместо нескольких программ. Работа в системе возможна из любой точки мира, с любого устройства.
Если вам нужна помощь в подготовке 6-НДФЛ, наши сотрудники готовы подключиться к решению этой задачи. Услуга по подготовке и сдаче отчетности доступна как для отдельных отчетов, так и для всего массива отчетности.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.
Как и куда сдавать последний отчет при закрытии (ликвидации) ИП с работниками
Строго говоря, ИП не закрывается и не ликвидируется — просто прекращает официально заявленную предпринимательскую деятельность. Здесь тоже есть нюанс: сроки предоставления отчетов при ликвидации зафиксированы в ст. 55 НК РФ, но только для организаций. Разъяснения по сдаче последнего 6-НДФЛ выпущены ФНС тоже для организаций (см. письмо от 30.03.2016 № БС-3-11/1355@). Что же делать ИП?
По всей вероятности, до выхода соответствующих комментариев от ФНС при прекращении деятельности в 2016 и последующих годах ИП с работниками следует действовать по аналогии с организациями. В пользу этого говорит и тот факт, что, являясь налоговым агентом по отношению к своим сотрудникам, ИП обязан выполнить свои агентские обязанности в полном объеме до того, как прекратит деятельность окончательно. То есть ИП следует удержать и уплатить НДФЛ с расчетов с увольняемыми сотрудниками, а также отчитаться об этом.
Тогда последний 6-НДФЛ ИП сформирует и подаст в налоговую за последний для него расчетный период по НДФЛ. Например, если ИП подал заявление на снятие с учета в июне 2019-го, последние выплаты работникам произвел в июле 2019-го, при этом в том же июле 2019-го удержал и уплатил в бюджет НДФЛ с этих выплат — последний отчет ему нужно подать за январь — июль 2019-го, за период по дату последнего налогового платежа включительно. Подача последнего отчета производится аналогично текущим — по месту уплаты НДФЛ с доходов сотрудников ИП. Что касается срока сдачи, то можно предположить, что ИП должен уложиться в общий отчетный срок по 6-НДФЛ.
О сроках сдачи отчета 6-НДФЛ читайте здесь.
Сдача 6-НДФЛ у ИП имеет свои особенности. Так, если ИП не производит платежей в пользу физлиц, то форму сдавать вообще не обязан. Если же ИП выплачивает доход, то отчитываться нужно по месту регистрации ИП или по месту ведения деятельности — при ЕНВД или ПСН. Порядок подачи последнего отчета при прекращении деятельности ИП специально пока не разъяснен, поэтому в данном случае ИП следует руководствоваться общими требованиями законодательства и подходящими аналогиями с организациями.
Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году
В 2023 году работодатели должны уплатить НДФЛ с выплат работникам в следующие сроки:
|
Сроки перечисления |
Размер рассчитанного и удержанного НДФЛ |
|
Строка 021 (1-й срок) |
|
|
Строка 022 (2-й срок) |
|
|
Строка 023 (3-й срок) |
|
|
Строка 024 (4-й срок) |
с 23 по 31 декабря. Данное поле следует оставить пустым, составляя отчёт за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев |
Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году
В 2023 году работодатели должны уплатить НДФЛ с выплат работникам в следующие сроки:
|
Сроки перечисления |
Размер рассчитанного и удержанного НДФЛ |
|
Строка 021 (1-й срок) |
|
|
Строка 022 (2-й срок) |
|
|
Строка 023 (3-й срок) |
|
|
Строка 024 (4-й срок) |
с 23 по 31 декабря. Данное поле следует оставить пустым, составляя отчёт за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев |