Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы сдавать индивидуальные сведения представителем страхователя необходимо подать электронный документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю», подписанный УКЭП руководителя либо иных лиц, уполномоченных на это приказом или доверенностью от имени страхователя.
Подробнее о подаче заявления в электронном виде
Действовавшие с 2018 года правила подключения к ЭДО ПФР были изменены Постановлением Правления ПФР №178п от 11.03.2020 года. По схеме электронной подачи заявления работают Москва, Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область, а также еще около 30 регионов РФ. Документы и схема подключения в каждом конкретном регионе могут не совпадать с описанной ниже, поэтому нужно предварительно проконсультироваться в региональном управлении фонда о том, как реализуется переход на ЭДО с ПФР в вашем регионе.
Новый порядок присоединения к ЭДО ПФР через электронные каналы связи предполагает следующие этапы:
- отправка страхователем заявления по форме ЗПЭД на подключение, при необходимости – подтверждающие документы на полномочия ответственного лица,
- ПФР в течение двух рабочих дней после получения заявления на подключение направляет заявителю уведомление о результате рассмотрения с отметкой об удовлетворении или об отказе в удовлетворении заявления на подключение (если в заявлении на подключение сведения о страхователе внесены не полностью или содержат ошибки, ПФР вправе отказать в удовлетворении заявления на подключение),
- если страхователь получает отказ, необходимо исправить неточности в заявлении и вновь отправить его в ПФР,
- после полученного положительного ответа нужно направить регистрационную информацию, среди которой все «исходные данные», своего рода карточка страхователя. В дальнейшем, при передаче сведений, сервис сам будет подставлять их в отчеты. Важно, в строках Номер и Дата соглашения указывается «свободная» информация, так как при этом виде присоединения Соглашение в большинстве случаев не требуется. Например, в номере соглашение можно указать – без номера, а в строке дата можно продублировать дату подачи заявления.
- После отправки регистрационной информации можно начинать электронный документооборот с ПФР и отправлять любую отчётность и другую необходимую документацию в ПФР.
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
- Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
- По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
- Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
- Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
- Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
Важно:
- Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
- Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.
Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.
Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.
Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.
Получено уведомление об ошибке «Нет соглашения»
В ответ на отчет, отправленный в Пенсионный фонд, получено уведомление об ошибке:
«Сообщение оператора
Внимание! Отчетность не будет доставлена!
При обработке отчета в инспекции произошли ошибки.
Описание ошибки:
Документооборот: *** Транзакция : *** Ошибка проверки ЭП: ЭП проставлено сертификатом на который нет заключенного соглашения ФИО S/N *** выпушенным *** с отпечатком *** (***) Пакет доставлен в ПФР. Криптографические проверки по обработке пакета выполнены успешно. На текущий момент времени выполняется проверка наличия у страхователя Соглашения, заключенного с УПФР по месту регистрации По срокам проверки наличия соглашения необходимо обращаться в УПФР по месту регистрации.
Для получения более подробной информации обратитесь в службу технической поддержки Вашего оператора электронного документооборота.»
Система электронного документооборота ПФР
«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:
— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;
— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.
— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;
— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;
— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;
В этих целях потребуется:
* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.
* Обратиться в районное Управление ПФР (либо направить средствами почтовой связи, в рамках неформализованного ЭДО, через оператора связи) с оформленным «Заявлением на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (при необходимости с «Уведомлением о предоставлении полномочий представителя»).
* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.
— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.
— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.
Как происходит подключение пользователей к электронному документообороту Пенсионного фонда России
Согласно законодательным актам РФ в области зашиты информации, персональных данных, получения электронной цифровой подписи, защищенного документооборота на территории государства, любой страхователь имеет право подавать в органы контроля и учета сведения о застрахованных лицах в электронном формате по существующим телекоммуникационным каналам. В такой ситуации законную юридическую силу представленных документов должна подтверждать электронная цифровая подпись .
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.
Узнать регистрационный номер в ПФР
В настоящее время при регистрации юридического лица ФНС автоматически направляет информацию о нем в ПФР и сотрудники фонда ставят юридическое лицо на учет. После постановки на учет ПФР по юридическому адресу организации направляет письмо-уведомление о постановке на учет. В среднем такие письма приходят через 3-4 недели. Но, по различным причинам, вовремя (иногда и вовсе) многие письма не доходят по получателя, что не позволяет им корректно составить и отправить необходимую отчетность. Каждое вновь зарегистрированное юридическое лицо автоматически ставить на учет в Пенсионном фонде РФ. При этом ему присваивается свой индивидуальный регистрационный номер в ПФР. Этот номер необходимо указывать при составлении и предоставлении отчетности, а также при уплате взносов. Регистрационный номер ПФР помогает сотрудникам пенсионного фонда распознать юридическое лицо.
Порядок электронного документооборота
При представлении индивидуальных сведений страхователь соблюдает следующий порядок:
- Формирует файлы со сведениями о застрахованных лицах и иными необходимыми сведениями для отправки в орган ПФР.
- Проверяет правильность подготовки отчета, при необходимости устраняет ошибки.
- Подписывает сведения о застрахованных лицах своей ЭЦП и в зашифрованном виде отправляет в орган ПФР. При этом отправленные сведения считаются представленными своевременно, если дата их поступления в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ.
- В течение двух рабочих дней с момента отправки документа страхователь получает квитанцию о его доставке в орган ПФР и сохраняет ее.
- В течение четырех рабочих дней с момента отправки сведений получает в зашифрованном виде протокол контроля сведений, содержащихся в переданных в ПФР файлах (расчетов РСВ, данных персонифицированного учета и пр.), подписанный ЭЦП органа ПФР.
- Отправляет в орган ПФР квитанцию о доставке протокола контроля, подписанную ЭЦП страхователя, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля страхователь сохраняет в своем архиве.
- Если в протоколе содержится информация о том, что переданные в ПФР сведения не прошли контроль, то страхователь устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру представления сведений.
- Если страхователь не получил от органа ПФР в установленное время квитанцию о доставке сведений или протокол контроля сведений, он заявляет органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия квитанции и при необходимости повторяет процедуру представления сведений.
- В случае возникновения технических сбоев на стороне органа ПФР страхователь через своего оператора связи получает соответствующее сообщение.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:
- электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
- файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
- принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.
Все рабочие процессы при этом регламентируются действующим законодательством и нормативными актами. Подписание соглашения является бесплатным, сторонам не нужно оплачивать какие-либо государственные пошлины.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
- Скачайте бланк соглашения.
- Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
- Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.
Общие сведения о заявлении
На сегодняшний день заявление в Пенсионный фонд на подключение электронной отчетности имеет унифицированную форму, которую можно скачать на сайте фонда или взять у специалистов уполномоченной организации или удостоверяющего центра на стадии заключения договора.
Заявление допускается писать на фирменном бланке компании (во всяком случае, запрет на это нигде не фигурирует) или на обычном листе формата А4, от руки (четким, разборчивым почерком, без помарок, ошибок и исправлений) или набирать на компьютере.
Заявление создается в единственном оригинальном экземпляре, который заверяется директором организации (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя).
Проштамповывать заявление в ПФР при помощи печати надо только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий для удостоверения документов закреплена в учетной политике фирмы. После составления заявление следует зарегистрировать в журнале исходящей документации.
Преимущества электронного документооборота с ПФР
Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.
В числе преимуществ такого метода взаимодействия:
- возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
- наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
- возможность адресации документов в любое удобное время;
- отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
- возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
- простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
- снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.
Оформление юридических документов
На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.
- В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:
- Необходимо отправить заявление по форме ЗПЭД.
- После полученного положительного протокола на Заявление нужно направить Регистрационную информацию в ПФР с указанием номер соглашения: «б/н» и фиктивной датой соглашения.
Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*
* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.
- После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.
При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.
Электронная отчетность в ПФР
Пенсионный фонд активно использует систему электронного документооборота с работодателями в течение последних нескольких лет. Ранее обмен электронными документами с ПФР был для работодателем добровольной процедурой: Пенсионный фонд предоставлял организациям право выбора формы отчетности (электронная или бумажная).
Однако, с 01.01.2017 года ситуация изменилась: на основании постановления ПФР работодатели, средняя численность сотрудников которых составляет 25 человек и более, обязаны подавать отчеты в ПФР только в электронном виде. В случае предоставления документов на бумажном носителе, отчет признается несданным, а работодатель привлекается к мере взыскания в виде штрафа.
В 2023 году ПФР сохранил прежние требования в части предоставления отчетности работодателями:
- организации и ИП, среднесписочное количество сотрудников которых равна 25 единицам (или более), предоставляют отчеты в ПФР только в электронном виде посредством телекоммуникационных каналов связи;
- работодатели с количеством сотрудников до 25 человек (24 и менее) могут подавать отчеты в ПФР в любой удобной форме – в электронном виде или на бумажном носителе.
Для определения обязательств по подаче отчета в электронной форме, работодатель рассчитывает среднюю численность работников по итогам отчетного месяца. В расчете учитываются не только штатные сотрудники, которые трудоустроены на основании трудовых договоров, но и лица, привлеченные к работе по договора ГПХ.