Какие документы выдавать при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдавать при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 2023 года организации и ИП должны в обязательном порядке уведомлять Социальный фонд России (СФР) об увольнении сотрудников, работающих как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с НК РФ начисляются страховые взносы. Данная обязанность установлена в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».

Другие отчеты об уволенном работнике

Помимо представления отдельного отчета в СФР, уволенного работника наряду со всеми прочими сотрудниками необходимо будет включить в следующие обязательные отчеты:

• раздел 3 Расчета по страховым взносам – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• раздел 2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного расчета 4-ФСС) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• персонифицированные сведения о физлицах, представляемые в ИФНС (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-М) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения;
• подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-СТАЖ) – не позднее 25 января года, следующего за годом увольнения работника;
• 6 НДФЛ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник.

Раздел 5. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Раздел заполняется в случае, если ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения о застрахованных лицах, имеющих право досрочного выхода на пенсию.

В этом разделе указываются следующие данные:

• наименование структурного подразделения;
• наименование профессии, должности и количество рабочих мест в соответствии со штатным расписанием;
• количество фактически работающих;
• характер выполняемых работ и дополнительные условия труда;
• наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях;
• код особых условий труда (выслуги лет);
• код позиции списков № 1 и 2.

В соответствующих полях автоматически указываются общее количество рабочих мест и количество фактически работающих в особых условиях труда.

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Как исправить ошибки в СЗВ-СТАЖ

Есть три типа корректирующих форм:

• корректирующая (КОРР);
• отменяющая (ОТМН);
• особая (ОСОБ).

Выбор формы зависит от того, какая ошибка допущена в исходном отчёте. При заполнении бланка указываются аббревиатуры.

Корректирующую форму подают в случае, если нужно исправить ошибку в зарегистрированных данных. Перечень таких ситуаций ограничен:

• нужно исправить сумму выплат работнику или период стажа;
• нужно дополнить информацию о суммах взносов.

Отчет состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Краткая инструкция, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ для ПФР, следующая:

1. Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчет.
2. Выбрать тип подаваемых сведений.
3. Указать отчетный период — календарный год.
4. Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:
   • столбец 1 — номер записи по порядку;
   • столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
   • столбец 5 — СНИЛС;
   • столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
   • столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
   • столбец 11 — дополнительные сведения, например об отпусках или больничных;
   • столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчетного года, в этом случае в графе ставится «Х».
5. Раздел № 4 формы заполняется, только если ее тип — «Назначение пенсии». В этом случае знаком «Х» обозначается начисление страховых взносов за периоды, указанные в разделе 3.
6. Раздел № 5 предназначен для случаев, когда имеются пенсионные договоры досрочного негосударственного пенсионного обеспечения и только при типе отчета «Назначение пенсии».
7. В заключение руководитель организации или лицо, уполномоченное на подписание соответствующей доверенностью, подписывает документ, ставит дату составления и печать компании, при ее наличии.

Заполнение трудовой при увольнении

Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.

После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.

Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.

Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.

Выдача расчетного листка при увольнении

При увольнении работника необходимо выдать ему расчетный листок за период, за который производится окончательный расчет. Если увольнение происходит до официальной даты выплаты за прошлый месяц, то необходимо выдать расчетный листок за оба месяца.

В расчетном листке за текущий месяц должны быть учтены все начисления при увольнении, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать сумме, которую вы перечислите работнику.

Законодательно не установлена форма расчетного листка, поэтому вы можете разработать и утвердить свою форму, которая обычно соответствует форме, используемой в учетной программе.

В день увольнения работник должен получить все оригиналы своих документов, которые были переданы работодателю, включая медицинскую книжку (даже если она была оплачена за счет работодателя), дипломы, свидетельства и др.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:

Признак стажа	Рекомендации к заполнению формы
Графа 14	заполняется, если расторжение трудовых отношений выпадает на 31.12 отчетного года
Графы 4 и 5	Не заполняются, если сотрудник уволен с последующим выходом на пенсию
Учетный период	Указывается год, за который сведения подаются и в котором был уволен сотрудник
Раздел 3	Вносятся персональные данные на увольняемого работника
Стаж	Заполняется по нарастающей, за весь период трудовой деятельности в компании (от дня приема до дня увольнения)

Что изменится с 1 января 2023 года

Нововведения предусмотрены Федеральными законами №236-ФЗ и №237-ФЗ от 14 июля 2022 года.

• Изменится состав и сроки сдачи страховой и налоговой отчётности. Всю персонифицированную отчётность по взносам объединят в единую форму по страховому обеспечению. Новый отчёт заменит старые формы 2022 года: 4-ФСС, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и СЗВ-СТАЖ, сроки сдачи для которых в 2023 году устанавливаются в особом порядке. Но отчётность по итогам 2022 года придётся сдать по старым правилам.
• Пенсионный фонд и Соцстрах прекратят своё существование с 1 января 2023 года. В России начнёт работать объединённый Фонд пенсионного и социального страхования, который возьмёт на себя полномочия ПФР и ФСС. Например, СЗВ-СТАЖ за 2022 год необходимо сдать уже в новый Фонд в 2023 году.
• Будет введён единый страховой тариф по взносам в размере 30% в пределах страховой базы и 15,1% при превышении предельной базы по страховым взносам. Льготные тарифы для страхователей сохранятся.
• Расчёты по налогам и взносам будут происходить по новому регламенту. Все фискальные платежи, в том числе по социальному страхованию будут зачислять единым налоговым платежом через единый налоговый счёт. Вводится единый срок уплаты налогов, сборов и взносов — не позднее 28 числа соответствующего месяца.

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника

Достаточно подготовить и сдать форму СЗВ-СТАЖ в установленные сроки.

Если работник увольняется по другой причине, а не в связи с выходом на пенсию, сведения о нем подают за отчетный год вместе с информацией, передаваемой по всему персоналу, работающему в организации на конец отчетного периода. ★ Читайте в основной статье: . В новой форме СЗВ-СТАЖ в этом году изменили графу 14 раздела третьего.

Раньше в нее вносили сведения об увольнении застрахованного лица.

В графе 14 отмечали символом «Х» тех сотрудников, которые расторгли трудовые отношения с работодателем до 31 декабря. Сейчас надо включить дату увольнения. При участии застрахованных лиц в общественных работах, которые подлежали оплате, переселению по направлению службы занятости в другие местности для работы, в графу 14 не вносят значение «БЕЗР».

Работодатель такой код ставить в графе 14 не ставит. Это указывает служба занятости, подавая сведения о безработных. Если сотрудник уволился 31 декабря, в графу 14 делают отметку так же, как и раньше.

Но вместо символа «Х» указывают дату увольнения, к примеру «31.12.гг». Форму СЗВ-СТАЖ при увольнении (образец заполнения) ищите в начале статьи! ★ Читайте в основной статье: .

Из материалов вы узнаете о порядке заполнения всех граф и разделов, о внесении специальных кодов, порядке заполнения всех сведений. При уходе сотрудника на пенсию действует особый порядок сдачи формы СЗВ-СТАЖ при увольнении. В ПФР отчет представляют в течение трех календарных дней с того момента, как сотрудник подал работодателю заявление о представлении индивидуальных сведений.

В этом случае не учитывают, что отчет подают ежегодно не позднее первого марта года, следующего за отчетным. В форме СЗВ-СТАЖ подлежат заполнению разделы 4 и 5.

Тип отчета будет «Назначение пенсии».

В раздел 4 в соответствующем поле проставляют отметку знаком «Х» о начислении и оплате страховых взносов за соответствующий период работы, который указан в разделе 3.

Раздел 5 заполняют только в том случае, если присутствует договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении сотрудника, который занят на вредных работах. В разделе проставляют отметку о выплате взносов знаком «Х» и указывают периоды, за которые были выплачены взносы.

При увольнении пенсионера отчетность в ПФР сдают не позднее первого марта года, который следует за отчетным.

Сведения подают вместе с отчетом по всем сотрудникам, работающим в организации. Если работник уже ранее оформил пенсию, правило о досрочном проведении персонифицированной отчетности не применяют. Такой вывод следует из части второй статьи 11 Федерального закона от первого апреля 1996 года №27-Ф3.

Закон обязывает всех работодателей выдавать копии сведений СЗВ-СТАЖ сотрудникам, которые увольняются из организации. Сформировать указанный документ придется на дату непосредственного увольнения, когда будет выдан полный расчет, трудовая книжка, иные документы, связанные с работой.

Порядок предоставления сведений увольняющемуся пенсионеру такой же, как при расторжении трудовых отношений с обычным работником, не являющимся пенсионером.

СЗВ-СТАЖ при увольнении

Поскольку выдать – обязанность работодателя, ему нужно подтвердить факт передачи таких сведений работнику. Сделать это можно, например, путем проставления отметки о получении формы на экземпляре, остающемся у работодателя.

и ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Сведения могут быть заполнены чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений.

Цвет для заполнения можно использовать любой, кроме красного и зеленого.

Помимо сведений о страхователе, в справке СЗВ-СТАЖ необходимо заполнить информацию о периодах работы у страхователя увольняющегося работника.

Обращаем внимание, что заполнять графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» в справке увольняющегося работника не нужно. Ставить символ «X» в графе нужно, только если работник увольняется 31 декабря ().

Если работник увольняется не по причине ухода на пенсию, заполнять разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ не следует ().

СЗВ-СТАЖ бывает трех типов:

1. Исходная. Это форма, которая представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период.
2. Дополняющая. Подается, если данные исходной формы не были учтены из-за ошибок.
3. Назначение пенсии. Предоставляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть периоды работы календарного года, срок предоставления отчетности за которые не наступил.

Что в каких типах форма нужно заполнять:

• в исходной и дополняющей — раздел 1, раздел 2 и раздел 3;
• в форме для назначения пенсии — разделы 1-5.

Новый ежемесячный расчёт по страховым взносам с 2023 года

Расчёт по страховым взносам (РСВ) станет ежемесячным и частично возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, отменённого с 2023 года. С 2023 года изменится схема сдачи РСВ.

Страхователи ежемесячно будут отправлять в ФНС сведения о застрахованных лицах и суммы взносов, начисленных с доходов каждого физлица. Эта информация отражается в Разделе 3 РСВ — именно его следует сдавать по окончании каждого месяца.

По итогам кварталов страхователи будут сдавать полный отчёт РСВ со всеми разделами, подразделами и приложениями.

Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, а полную форму РСВ — до 25-го числа по окончании квартала.

Если не выдержать срок сдачи формы либо сдать её с ошибками или неполными сведениями, штраф составит 500 рублей за каждого застрахованного. Дополнительно могут оштрафовать и должностное лицо – на сумму от 300 до 500 рублей.

За нарушение формы отчёта, то есть подачу на бумаге вместо направления в электронном виде, штраф составит 1 000 рублей.

Итак, мы рассмотрели отчет СЗВ-СТАЖ и рассказали, как заполнить эту форму. Рекомендуем скачать образец и посмотреть, как должен выглядеть готовый отчёт. Однако нужно помнить о разных условиях работы и прочих нюансах, поэтому стоит заглянуть и в постановление № 507П.

Похожие записи:

• Заявление на повышение зарплаты образец пример
• Доплата к пенсии по потере кормильца в 2023 году: сумма, последние новости
• Индексация ЕДВ в 2023 году ветеранам, инвалидам и другим федеральным льготникам