Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтер-кассир: обязанности. Должностная инструкция бухгалтера-кассира». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инструкции, прописывыающие как должен работать бухгалтер кассир, в своей основе создаются опираясь на требования Постановления Минтруда РФ за номером 37. Его положения являются основанием особых требований, предъявляемых к квалификации работника, трудящемуся на данной должности.
Когда необходим пересмотр должностных обязанностей
В изменении должностных обязанностей все чаще возникает необходимость из-за внедрения инновационных технологий. Например, именно инновации позволили нашей компании брать участок «Касса» дополнительно на аутсорсинг у наших клиентов – крупных розничных торговых сетей. В обязанности наших специалистов, по сути заменивших собой бухгалтеров-кассиров клиента, входит:
- ежедневный контроль полноты отражения выручки;
- сверка данных в операционной базе, учетной базе и данными ОФД и формирование сводного отчета;
- коммуникация напрямую с магазинами по выявленным расхождениям;
- выгрузки документов из операционной или учетной базы в формате pdf;
- отправка на электронную почту сотрудников документов для автоподписи;
- подписание электронной подписью ответственного сотрудника;
- сохранение документов в электронном архиве.
Такие не совсем типичные должностные обязанности появились благодаря тому, что наши IT-специалисты внедрили автомодули:
- для сверки выручки сразу в трех базах – операционной, учетной и ОФД (данные по выручке во всех базах должны быть идентичны);
- задающие алгоритм подписи кассовых документов ЭЦП ответственного сотрудника.
Бухгалтер-кассир имеет следующие права:
- Принимать самостоятельные решения и делать выводы в пределах своей компетенции.
- Делать необходимые запросы руководителям и сотрудникам подразделений лично либо по поручению генерального директора и главного бухгалтера, чтобы в полной мере выполнять свои функциональные обязанности.
- Получать и обрабатывать информацию, в том числе и составляющую коммерческую тайну, в объеме, необходимом для выполнения своих функций.
- Вносить предложения по улучшению работы, связанной с определенными в должностной инструкции обязанностями. В рамках своей компетенции доводить до главного бухгалтера сведения обо всех замечаниях и недочетах, обнаруженных в период своей работы, и вносить рекомендации по их устранению.
- Требовать от вышестоящих руководящих лиц оказания содействия в выполнении своих обязанностей в рамках действия настоящей инструкции.
Определение задач и целей работы
Инструкция – документ, указывающий, что именно будет вменено в обязанность бухгалтер кассиру, что должен будет контролировать. Желательно изначально указать, что работник обязуется:
- осуществлять контроль за тем, насколько законно и правомерно на расчетный счет, a также в кассу поступают деньги;
- вести постоянный контроль за тем, насколько безопасно осуществляется сохранность БСО, ценных бумаг, наличных денег;
- контролировать, насколько правомерно расходуются деньги, которые находятся на счетах компании, выдаются из кассы;
- руководствуясь положениями «Порядка ведения кассовых операций» проводить своевременное ведение документации кассового учета;
- вести кассовый учет на основании «Порядка»;
- осуществлять взаимодействие c органами налоговой инспекции, внебюджетными фондами, органами Пенсионного фонда, подрядчиками и поставщиками, кредитными компаниями;
- выстраивать и осуществлять взаимодействие c структурными подразделениями предприятия.
Структура должностной инструкции
Хотя в законодательстве РФ не содержится строгих требований к должностным инструкциям, при её написании желательно соблюдать внутреннюю структуру, характерную для таких внутренних документов.
- Титульная страница. Эта часть должностной инструкции также иногда именуют преамбулой. В правом или левом верхнем углу страницы размещается название предприятия.
В противоположном верхнем углу располагает надпись «Утверждаю» указанием ФИО утверждающего. Это может быть директор компании или же иное уполномоченное на это должностное лицо. Чуть ниже печатается дата утверждения и оставляется место для печати.
Ниже по центру страницы следует название документа c указанием для какой должности действенна инструкция, указывают названия организации, в которой действует данная инструкция с датой и её номером во внутреннем документообороте предприятия.
В нижней части титульной страницы по центру размещается информация про то, что эта инструкция была разработана, a затем утверждена в соответствии c трудовым договором c бухгалтером кассиром (его ФИО), a также с положениями ТК РФ иных правовых актов, которые регулируют правовые трудовые взаимоотношения в РФ.
- За титульным листом следуют общие положения. В этом структурном разделе размещается информация:
- к какой категории сотрудников относится бухгалтер-кассир (категория технических исполнителей);
- кем принимается на работу, кто его может уволить и по чьему представлению (как правило, представление составляется главбухом, a приказ про зачисление на работу, a также увольнение визируется директором организации);
- о прямой подчиненности бухгалтера-кассира (как правило – главбуху a также его заместителям);
- указывается, какими документами будет руководствоваться бухгалтер кассир;
- описывается, какими методическими материалами должен пользоваться бухгалтер-кассир;
- указывается, какое место в профессиональной деятельности данного сотрудника занимает устав организации;
- в отдельных пунктах прописывается обязанность бухгалтера-кассира принимать к исполнению распоряжения руководства, их приказы;
- отмечается требование выполнять пункты должностной инструкции.
Подраздел раздела «Общие обязанности» описывает уровень знаний бухгалтера кассира, a именно:
- правовые нормативные документы, затрагивающие проведение кассовых операций;
- документацию процессов, касающихся банковских операций организации;
- формы кассовой документации;
- инструкции, положения, установленные для его должности
- правила хранения, учета, выдачи и приема как денег, так и ценных бумаг, документов строгой отчетности;
- правила оформления расходных, a также расходных документов;
- знать допустимые для данного конкретного предприятия лимиты относительно остающейся в кассе наличности, a также как соблюсти её сохранность;
- правила ведения такого документа, как кассовая книга;
- должен ориентироваться в основах организации труда;
- иметь достаточные знания и практику, необходимые для эффективного применения вычислительной техники;
- иметь знания, касающиеся основных положений трудового законодательства;
- в отдельном пункте описывается требования знать и выполнять правила трудового распорядка установленные как для всех сотрудников предприятия, так и для лица, работающего бухгалтером кассиром;
- знать нормы, правила относительно охраны труда.
Условия и режим работы
В последнем разделе должностной инструкции говорится о режиме работы бухгалтера-кассира, который должен соответствовать правилам внутреннего распорядка, и возможность/невозможность направления сотрудника в командировки по служебным делам. Также здесь оговаривается, кому из сотрудников бухгалтерии или финансового отдела должны быть переданы обязанности бухгалтера-кассира на период его очередного отпуска либо временного отсутствия по иным причинам.
Ввиду того, что функциональные обязанности кассира напрямую связаны с работой с наличными денежными средствами, такой сотрудник должен осознавать всю меру ответственности, возложенной на него. Именно поэтому важно, чтобы в его должностной инструкции максимально четко были прописаны и компетенция специалиста (предъявляемые к нему квалификационные требования), и круг его обязанностей и прав, и ответственность. Скачать пример должностной инструкции бухгалтера-кассира вы можете на нашем сайте.
Что делает бухгалтер-кассир?
Бухгалтер-кассир работает в Бухгалтерии. Эта профессия относится к категории обслуживающих специалистов. Он подчиняется непосредственно генеральному директору или главному бухгалтеру, либо старшему бухгалтеру-кассиру.
Для начала, бухгалтер-кассир должен многое знать и соблюдать в работе. Это в первую очередь документы, которые регламентируют ведение кассового учета — положения, инструкции и другие. Он должен знать формы первичных банковских документов, требования к правилам учета, приема, хранения и расходования денежных наличных средств и ценных бумаг. Это то, что делает бухгалтер-кассир в своей работе, это то, что он должен знать на отлично.
Для этого в своей работе он должен руководствоваться нормативными документами и, соответственно, должен их хорошо знать и быть в курсе изменений в них. Он должен знать законы РФ и субъектов, по которым проводятся кассовые операции, должен быть ознакомлен с указами, постановлениями, решениями органов власти, корпоративными нормативными актами, принятыми в компании.
Чтобы выполнять свои функции, бухгалтеру-кассиру пригодятся: знание специализированных компьютерных программ бухгалтерского учета, знание правил безопасной эксплуатации офисной техники, требований охраны труда, принципов эффективной организации труда, знание правил делового этикета и общения. Также, нужно прочитать правила трудового распорядка компании.
Как закрепить полномочия кассира за бухгалтером
- Минтруда в своем письме №14-2/В-688 от 20.07.2016 года разъяснил требования (алгоритм) к документам при закреплении полномочий кассира за бухгалтером, они состоят:
- Заключить с бухгалтером письменное соглашение о совмещении должностей. В этом документе следует указать размер доплаты за исполнение работы кассира и срок, на которые предполагается совмещение должностей. Ознакомить бухгалтера с должностной инструкцией кассира под роспись.
- Издать приказ по организации о возложении на конкретное лицо обязанностей кассира в порядке совмещения должностей.
- Оформить письменный акт приема-передачи кассы организации.
- Оформить инструкцию по охране труда кассира торгового зала (Если требуется).
Опыт работы в резюме бухгалтера-кассира
Для этого раздела подбираются наиболее значимые периоды
трудовой деятельности. В блок вносится наименование компании и даты. Должностные обязанности бухгалтера-кассира для резюме
перечисляются ёмким списком
. Вносимые позиции должны соответствовать требованиям новой вакансии. Например, сотрудник бухгалтерии, работающий с кассой, обязательно должен отразить следующие пункты:
- Работа с наличными деньгами и ККТ;
- Осуществление банковских операций, инкассация;
- Составление бухгалтерской отчётности;
- Работа с подотчётными лицами, авансовыми отчётами, заработной платой;
- Проведение инвентаризации, сверки, взаимодействие с контролирующими органами.
Данного списка будет достаточно, чтобы продемонстрировать область вашей материальной и профессиональной ответственности. Также для усиления эффекта в анкете можно перечислить личные достижения
, которые положительно сказались на работе компании.
Информация об опыте работы оформляется кратким перечнем вот так:
Опыт работы
- Период:
Январь 2012 — Май 2019 - Организация:
НПО «Проджект».
- Должность:
Бухгалтер-кассир.
- Обязанности:
— Ведение банковских операций; — Работа с ККТ, инкассация; — Выдача заработной платы сотрудникам; — Подотчётные лица и авансовые отчёты; — Инвентаризация кассы; — Ведение кассовой отчётности; — Предоставление отчётов в контролирующие органы. Достижения за последние 2 года
: — 95% сотрудников переведено на безналичный расчёт. — Полное отсутствие недостач. — Консолидация кассовых операций с «Банк-Клиент»
Как составить должностную инструкцию бухгалтера-кассира в 2020 — 2021 году
В должностной инструкции бухгалтера-кассира обязательно должны быть разделы, содержащие положения о квалификационных требованиях, должностных обязанностях (см. таблицу ниже), а также правах и ответственности сотрудника.
В разделе с квалификационными требованиями надо перечислить уровень образования, опыт работы, знания и умения, которыми должен обладать работник.
Например, если применяется профстандарт бухгалтера, то в квалификационных требованиях необходимо указать следующее:
«На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по специальности «Экономика и управление».
Если образование по другой специальности — лицо, прошедшее дополнительное профессиональное образование по спецпрограммам; опыт работы не менее трех лет в области учета и контроля».
Если профстандарт не применяется, то прописать:
«На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование с опытом работы по специальности от года или высшее профильное образование с опытом работы по специальности от полугода.»
В разделе с трудовыми обязанностями следует перечислить работу, которую будет выполнять сотрудник.
Полностью переписывать стандарт в должностную инструкцию не нужно. Некоторые функции можно скорректировать. Например, бухгалтеру-кассиру можно поручить ведение первичных документов по приему и выдаче наличных, учету кассовых операций и т.д. Кроме того, стоит записать также, что сотрудник должен выполнять и другие распоряжения главного бухгалтера.
Должностная инструкция бухгалтера-кассира утверждается приказом директора. Сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись. Иначе компания не вправе требовать, чтобы работник соблюдал ее. Ссылка на инструкцию должна быть в трудовом договоре.
Должностные обязанности бухгалтера-кассира
Должностные обязанности специалиста не могут выходить за рамки собственных полномочий, но при этом могут быть расширены на усмотрение работодателя. Обязанности должны подчиняться нормативно правовым актам РФ, а также не могут быть представлены обязанностями из другой профессиональной сферы (не связанной с бухгалтерией).
Дать общее представление о должностных обязанностях бухгалтера-кассира сможет следующий пример с подробным описанием. Бухгалтер кассир в рамках своей должности должен выполнять следующие должностные обязанности:
- Выдача денежных средств подотчетным лицам на основании документов, заверенных и подписанных руководством предприятия.
- Проводить следующие операции с денежными средствами или ценными бумагами в рамках предприятия: прием, подсчет, фиксация, хранения и выдача. Все операции должны быть зафиксированы в письменном виде и официально задокументированы.
- Личное сотрудничество с банками, включающее в себя обмен необходимой информацией, документацией, получение и выплата денежных средств и т.д.
- Ежедневное ведение кассовой книги, а также расходов с подотчетными лицами предприятия.
- Контроль денежных средств в кассе организации и фиксация их по достижении определенного лимита остатка.
- Вычисление и последующая выдача заработной платы сотрудникам предприятия в заранее назначенные сроки.
- Вычисление и выплата необходимых налогов, начисляемых на заработную плату сотрудников. Контроль за своевременной выплатой налога.
- Бухгалтер-кассир обязан работать в соответствии с установленным на предприятии режимом, знать его и руководствоваться им в личной работе.
- Сотрудник обязуется добросовестно выполнять свою работу на посту, не превышать полномочий и действовать в согласии с Трудовым Кодексом РФ.
Обратите внимание, что от конкретности, грамотности и точности написания данного пункта в итоге будет зависеть качество работы сотрудника, а также в целом работа предприятия. Чем точнее будут прописаны подпункты — тем проще контролировать специалиста.
На своем рабочем месте специалист несет ответственность не только за свою работу, но и за работу тех людей, для которых он является руководящим лицом. Наиболее часто такая ситуация встречается на предприятиях, где бухгалтер-кассир назначается Генеральным бухгалтером: в данном случае его ответственность увеличивается. Кроме своих обязанностей, сотрудник будет нести и другую ответственность — это может быть ответственность за сохранение материальных ценностей предприятия, а также административная, гражданская или уголовная ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Нередко в данном пункте также указывается информация о том, какие последствия ожидают сотрудника в случае несоблюдения ответственности. Например, если бухгалтер недобросовестно выполняет свои обязанности, то его может ожидать выговор, а после повторного проступка — увольнение. В ситуациях, когда последствия не прописываются в данном пункте должностной инструкции, специалист несет ответственность согласно с нормативно-правовыми документами РФ.
Инструкция устанавливает квалификационные требования к профессии «бухгалтер-кассир». Обязанности, права и ответственность прямо вытекают из нее.
Бухгалтер-кассир относится к структурному подразделению «Бухгалтерия». Профессия относится по «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих» к категории обслуживающих специалистов.
Генеральный директор, главный бухгалтер, старший бухгалтер-кассир – лица, которым непосредственно подчиняется бухгалтер-кассир.
Бухгалтер-кассир принимается на работу и подлежит увольнению на основании приказа по кадровому (личному) составу, подписываемого генеральным директором по представлению финансового директора.
Бухгалтер-кассир обязанности на период своего временного отсутствия (отпуск, служебная командировка, болезнь) в полном объеме передает другому должностному лицу.
Как принимать наличные
Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.
В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.
Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.
В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.
Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.
На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:
На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Как закрепить полномочия кассира за бухгалтером
- Минтруда в своем письме №14-2/В-688 от 20.07.2016 года разъяснил требования (алгоритм) к документам при закреплении полномочий кассира за бухгалтером, они состоят:
- Заключить с бухгалтером письменное соглашение о совмещении должностей. В этом документе следует указать размер доплаты за исполнение работы кассира и срок, на которые предполагается совмещение должностей. Ознакомить бухгалтера с должностной инструкцией кассира под роспись.
- Издать приказ по организации о возложении на конкретное лицо обязанностей кассира в порядке совмещения должностей.
- Оформить письменный акт приема-передачи кассы организации.
- Оформить инструкцию по охране труда кассира торгового зала (Если требуется).
Основные права и обязанности бухгалтера-кассира
Профессионал в области бухгалтерского учета должен иметь соответствующее образование, уметь работать в специальных программах и приложениях, знать регламентирующие нормативные акты. Сотрудник бухгалтерии обязан осуществлять учет и контроль поступающих денежных средств на счет организации и в кассу, уточнять их обоснованность и обеспечивать сохранность финансовых поступлений.
Помимо всего прочего, бухгалтер-кассир должен вести документацию, взаимодействовать с вышестоящими контролирующими инстанциями. Именно бухгалтер является ответственным за ведение кассовых операций. Вся информация должна дублироваться в электронной базе.
Специалист по указанию руководства имеет право выдать наличные средства, если подотчетные лица предоставят служебные расписки. Кроме этого, бухгалтер-кассир осуществляет контроль за лимитом кассы, сдает выручку в банк, а также получает деньги в финансовых организациях на производственные нужды. В обязанности бухгалтера входит также ведение кассовой книги, учет расходов, оформление документов первичного вида, оформление авансовых отчетов.
В установленные даты именно кассир начисляет зарплату остальным работникам, высчитывает и перечисляет налоговые отчисления, формирует и отправляет отчеты по подоходному налогу и внебюджетным фондам, заполняет справки по зарплате, ведет активную деятельность по работе с банками, контролирует состояние лицевых счетов персонала.
Бухгалтер-кассир имеет следующие права:
- Принимать самостоятельные решения и делать выводы в пределах своей компетенции.
- Делать необходимые запросы руководителям и сотрудникам подразделений лично либо по поручению генерального директора и главного бухгалтера, чтобы в полной мере выполнять свои функциональные обязанности.
- Получать и обрабатывать информацию, в том числе и составляющую коммерческую тайну, в объеме, необходимом для выполнения своих функций.
- Вносить предложения по улучшению работы, связанной с определенными в должностной инструкции обязанностями. В рамках своей компетенции доводить до главного бухгалтера сведения обо всех замечаниях и недочетах, обнаруженных в период своей работы, и вносить рекомендации по их устранению.
- Требовать от вышестоящих руководящих лиц оказания содействия в выполнении своих обязанностей в рамках действия настоящей инструкции.