Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копия трудового договора с работником». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
Варианты трудовых договоров
Срочный договор – это документ, который заключается на определенный срок действия. Он может иметь разный характер в зависимости от специфики работ и в зависимости от принятого соглашения. Можно выделить самые распространенные причины заключения таких договоров:
- устройство в целях практики или стажировки;
- сезонная работа;
- временное замещение отсутствующего работника;
- увеличение объемов производства на определенный промежуток времени.
Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.
Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких?либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.
Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.
В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.
Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.
Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция
Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:
- Проверить оригинал на наличие всех страниц.
- Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
- Проверить копии на читаемость.
- Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
- не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
- прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».
Как прошить документы:
- По левому краю документа делаются два отверстия.
- Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
- Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
- На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.
Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?
Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.
На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.
В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:
- должность, ФИО руководителя;
- название фирмы;
- должность, ФИО гражданина;
- ссылку на статью 62 ТК РФ;
- просьбу выдать копию контракта;
- дату и подпись.
Заявление составляют в двух экземплярах. Один регистрируют в канцелярии нанимателя, второй возвращается сотруднику с отметкой о регистрации обращения.
Оформляем дубликат трудового договора
В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.
Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д. Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.
Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:
Полезная информация от КонсультантПлюс
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (читать далее…).
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Как правильно заверить копию трудового договора? Правила оформления и образец документа
В некоторых случаях может потребоваться оформление копий документов, подтверждающих наличие трудового стажа у того или иного человека. К числу таких документов относятся трудовой договор и трудовая книжка. Данные документы выступают в качестве основания для подтверждения фактического трудового стажа.
Чаще всего их требуют в банках для того, чтобы подтвердить стаж и уровень дохода того или иного клиента, а также его платежеспособность ввиду наличия официального трудоустройства, а также в Пенсионном Фонде Российской Федерации для подтверждения фактического стажа, на основании которого будет происходить расчет размера пенсионных выплат.
Для каждого конкретного случая необходимо помнить, что срок действия заверенного документа будет различаться.
Кадровики не выдают документ. Что делать?
Если вы подали запрос, подождали положенное время, но документ так и не получили, пришло время активно действовать и защищать свои трудовые права.
Пожаловаться на нарушение можно в Государственную инспекцию труда (трудовая инспекция) или в суд.
Жалобу в трудовую инспекцию можно подать лично, послать на почтовый адрес или через электронную форму на сайте онлайнинспекция.рф (сервис «Сообщить о проблеме»). Орган трудового надзора обязан рассмотреть обращение и принять по нему решение в течение 30 дней. В случае если инспектор сочтет вашу жалобу обоснованной, он должен отреагировать на нее, обязать работодателя выдать документы и наложить наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.
Как заверить копию трудового договора
Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.
Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:
- при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
- для получения визы;
- при трудоустройстве на новую работу;
- в судебном процессе;
- при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.
Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах).
При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом.
Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.
Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция
Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:
- Проверить оригинал на наличие всех страниц.
- Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
- Проверить копии на читаемость.
- Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
- не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
- прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».
- По левому краю документа делаются два отверстия.
- Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
- Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
- На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.
Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам.
Срок действия заверенной копии
Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.
Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.
Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.
В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.
Как заверить трудовой договор для банка: образец 2021 года
Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.
На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.
На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.
Затем вносят следующие сведения:
- наименование должности ответственного сотрудника;
- подпись заверителя;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату оформления.
Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).
Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.
При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.
В документе не должно быть:
- дописок, сделанных карандашом или ручкой;
- размытого текста;
- нечетких подписей и штампа;
- печатей неверного образца.
Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.
Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.
Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.
Заявления нет. В каком формате выдавать СТД-Р?
При увольнении работники, как правило, заявление о выборе формата сведений о трудовой деятельности не пишут. Что в этом случае делать? ТК РФ урегулирован только один случай в уже упомянутой нами выше ч. 6 ст. 84.1: при невозможности выдать СТД-Р в день увольнения, сведения отправляются почтой «на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».
В остальных случаях также целесообразно выдать работнику СТД-Р на бумаге, даже когда взаимодействие ведется посредством электронного документооборота (он не применяется в отношении сведений о трудовой деятельности, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Дистанционному работнику тоже необходимо направить бумажный вариант СТД-Р. В ТК РФ прямо не урегулирован данный вопрос, это следует из совокупности норм. К тому же работодатель в любом случае обязан направить уволенному дистанционному работнику копию приказа об увольнении и иные документы. Положить в конверт сведения о трудовой деятельности не составит труда.
Увольняющегося работника может не устроить такой формат. Тогда предложите ему написать заявление и дополнительно выдайте СТД-Р в форме электронного документа (текст, аналогичный Примеру 1, см. также «!» в Примере 2).
Кроме того, работник может запросить СТД-Р и после увольнения – не в период работы в данной организации (у данного индивидуального предпринимателя). Сделать это он может в любое время, но также в письменной форме. И бывший работодатель обязан предоставить сведения аналогично в течение 3 рабочих дней. Напоминаем, что сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (в том числе СТД-Р) необходимо хранить 50/75 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (ст. 450 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Комментарий к Статье 67 ТК РФ
В статье 67 Трудового кодекса РФ зафиксированы «рамочные» ограничения, касающиеся соблюдения формы трудового договора. Заметим, что эти ограничения должны в равной мере учитываться и работодателем, и работником при заключении трудового договора, поскольку документ, форма которого не отвечает установленным правовым требованиям, по сути, не имеет юридической силы, — так же как если бы он, к примеру, не был снабжен соответствующими реквизитами.
Основные требования к форме трудового договора заключаются в следующем:
1. Трудовой договор должен заключаться в письменной форме, не менее чем в двух экземплярах (по одному — для работника и работодателя). В необходимых случаях изготавливаются дополнительные экземпляры и (или) копии трудового договора.
2. Экземпляры документа, предназначенные для сторон трудовых отношений, должны быть подписаны ими. Кроме того, напомним, что в соответствии с дополнением к части первой статьи 67 Трудового кодекса РФ, факт получения работником «своего» экземпляра трудового договора также подтверждается его росписью на экземпляре трудового договора, остающегося в распоряжении работодателя (на хранении у него).
3. В случаях, предусмотренных законами и иными нормативно-правовыми актами, заключению трудового договора может предшествовать процедура согласования включаемых в документ условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, на предмет соответствия таких условий (включая саму возможность заключения трудового договора) законодательству.
Примечательно, что Трудовой кодекс РФ — при соблюдении определенных условий — допускает «ненадлежащее» оформление трудового договора. Так, статья 67 Трудового кодекса РФ содержит положение, в соответствии с которым трудовой договор, не оформленный в письменном виде, признается заключенным, если работник с ведома или по поручению работодателя или его представителя фактически приступил (был допущен) к работе. Тем не менее в подобной ситуации работодатель в срок не более трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме и содержащий весь предусмотренный статьей 57 Трудового кодекса РФ объем сведений.
Отметим, что для заключения трудовых договоров с некоторыми категориями работников на практике достаточно часто применяются типовые формы, утвержденные соответствующими организационно-распорядительными документами или локальными нормативными актами.
Выписки из документов
Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.
Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.
Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.
Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.
Какие документы должны быть у работодателя
В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций.
Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.
Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:
По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.
Напомним, что копии документов, связанных с работой, выдаются работнику на основании его письменного заявления, которое пишется в произвольной форме. Срок выдачи запрашиваемых копий не может составлять более трех рабочих дней. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Обратите внимание
В силу ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом заверенную копию приказа об увольнении в последний день работы. Такое требование работник может заявить устно.
Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Юридическую силу имеют копии, заверенные надлежащим образом. В определенных случаях копии должны быть заверены нотариально.
Порядок выдачи и освидетельствования копий, выдаваемых работодателем работнику, определен Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х). Кроме этого, можно руководствоваться ГОСТ № 51141-98, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации) и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В соответствии с Указом № 9779-Х государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся граждан.
К сведению
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Право на заверение копий учреждения имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо – работник кадровой службы, юрист, бухгалтер, секретарь, руководитель подразделения и др. Полномочия по заверению копий работниками (кроме руководителя) можно установить в локальном акте учреждения, например инструкции по делопроизводству.
Согласно Рекомендациям и Указу № 9779-Х запись о верности копии – соответствии подлиннику документа осуществляется на свободном месте под текстом и включает в себя: указание о месте нахождения подлинника документа; слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать организации (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Слово «Верно» обычно заменяют словами «Копия верна», что не является ошибкой. Запись может выглядеть следующим образом:
Специалист отдела кадров Галкина М. Н. Галкина
Подлинник документа находится в деле № 25/к за 2012 год.
Если документ, с которого снимаются копии, содержит несколько листов, существует два варианта заверения: или заверить каждый лист, или прошить и пронумеровать все листы и скрепить последний лист заверительной надписью с указанием количества прошитых и пронумерованных листов.
Отметим, что не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, а также составляющих государственную или служебную тайну или содержащих персональные данные других работников.
Что касается печати, может возникнуть вопрос о том, какой печатью заверять копии документов. В соответствии с Рекомендациями в учреждении может быть несколько печатей: печать организации, печать для договоров, печать структурных подразделений, отдельная печать для копий и т. д. Поэтому в локальном акте учреждения по делопроизводству следует предусмотреть, какой печатью заверяют тот или иной документ. Документы, связанные с трудовой деятельностью работников, как правило, заверяются печатью отдела кадров.
Отдельно рассмотрим заверение копии трудовой книжки. Ее выдача помимо Трудового кодекса установлена п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения трудовых книжек), согласно которому по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Специальный порядок заверения для копий или выписок из трудовой книжки не установлен, поэтому применяется порядок, аналогичный предусмотренному Указом№ 9779-Х и Рекомендациями. Таким образом, рекомендуем делать на отдельном листе копию с одного разворота трудовой книжки и заверять каждый лист под текстом. На последнем развороте копии, кроме заверительной записи снизу, в сам текст трудовой книжки вносится запись о том, что сотрудник работает по настоящее время. Приведем образец.