Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и как ее правильно вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В компаниях процессы, связанные с движением наличных средств, организованы по-разному. В одних организациях деньги поступают в кассу и не тратятся, а в других – расходуются в больших объёмах (например, чтобы погасить задолженность перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита кассы происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году
За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:
- оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
- осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
- нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:
- 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
- 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Упрощенный порядок ведения кассовых операций
Предпринимателям и представителям малого и среднего бизнеса разрешают вести учет в упрощенном формате. К примеру, они не обязаны устанавливать кассовый лимит.
Для индивидуальных предпринимателей есть отдельные послабления. Кроме освобождения от лимита, им не обязательно:
- составлять кассовые ордера;
- вести кассовую книгу.
Облачные сервисы 1C:Fresh для учета кассовых операций
1С предлагает интернет-решения для управления малым, средним и крупным бизнесом. Мы сотрудничаем с компаниями из различных сфер деятельности, в чем вы можете убедиться, посмотрев отзывы некоторых наших клиентов.
Используя онлайн-сервисы, вы получаете полноценный функционал коробочной версии 1С, доступный с любого устройства, подключенного к сети интернет. В подписку также включена техподдержка (ИТС) и ряд дополнительных модулей. Приложения 1С:Фреш автоматически обновляются при запуске и соответствуют всем действующим законодательным нормам. Все данные хранятся на серверах 1С, передача информации происходит по защищенным каналам с шифрованием.
В зависимости от тарифа, есть ограничение на количество доступных приложений, баз, сеансов и дополнительных услуг. Для консультации с менеджером и бесплатного демо-доступа на 30 дней заполните форму обратной связи.
Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными
Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р. по одному договору.
Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.
В таблице ниже отражены возможные варианты.
| Лимитрование есть | Лимитирвание отменено |
| ЮЛ+ЮЛ | ФЛ+ФЛ |
| ЮЛ+ИП | ФЛ+ЮД |
| ИП+ИП | ФЛ+ИП |
Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.
Завышение и занижение лимита
Завышение или занижение лимита может произойти намеренно или непроизвольно. Например, бизнесмен допустил ошибку в расчетах. При этом итоговая сумма может оказаться как больше, так и меньше правильной.
Занижение итоговой суммы создает лишние проблемы для предприятия ― влечет за собой дополнительные расходы на инкассацию. Завышенный лимит может обернуться штрафом.
Если налоговый инспектор обнаружит, что предельная сумма наличных, которые можно оставить на ночь, больше, чем нужно, он не будет разбираться, намеренно это сделано или нет. Поэтому рекомендуем проверять себя при расчетах. Во время проверки ФНС руководствуется финансовыми данными предприятия за последние два месяца.
Определить размер наличных, полученный за этот период, просто. Достаточно снять отчет по онлайн-кассе.
Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Ответственность за несоблюдение
Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:
- Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
- Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
- Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.
Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:
- для ответственных лиц, как правило, директора — 4-5 тысяч рублей;
- для предприятия в целом — от 40 до 50 тысяч.
Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:
- превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
- расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
- неполное отражение в документации поступивших денежных средств.
Порядок проверки кассовой дисциплины
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:
- паспорт на кассу;
- карточка регистрации;
- КМ-1, 4, 8;
- КО-1, 2, 4;
- авансовый отчет;
- книга учета расходов/доходов;
- оборот по счету;
- документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
- иные первичные документы.
По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.
Кассовая документация
В зависимости от объемов предприятия или по желанию его руководителя ведение кассовых операций может проводиться как в соответствующей книге, так и в электронном виде. Кассовыми называют приходные и расходные ордера. Для их правильного оформления требуется следующее:
- составление документации проводится главным бухгалтером или бухгалтером фирмы или кассиром;
- данное ответственное лицо или лица должны быть прописаны в специальном документе с подписью руководителя предприятия;
- с ними должен быть заключен договор об оказании ими соответствующих услуг предприятию с подписями всех указанных в нем лиц и руководителя фирмы;
- кассовые ордера может вести сам руководитель предприятия.
Расходование выручки: разрешенные операции
Выручка от реализации расходуется только на определенные цели. Если в кассу организации поступают деньги для оплаты третьим лицам, то эти суммы следуют в банк на расчетный счет.
|
№ |
Цель |
|---|---|
|
1 |
Выдача заработной платы и иных вознаграждений за труд наемных работников. |
|
2 |
Выплата пособий по временной нетрудоспособности, уходу за детьми и прочее. |
|
3 |
Оплата товаров, работ или услуг от контрагентов при условии покупки за наличный расчет. Ценные бумаги приобрести за наличные нельзя! |
|
4 |
Выдача авансов в подотчет (командировки, закупки, собственные нужды фирмы). |
|
5 |
Выдача возврата денег покупателю при условии отказа от товара, оплаченного ранее. |
|
6 |
Компенсация оплаты страховки сотрудникам, оплаченная за их счет. |
|
7 |
Выплата наличных в пользу платежного банковского агента или посредника (субагента). |
|
8 |
Личные нужны организации. |
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2022 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2022 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.