Подпись как важный «элемент защиты» подлинности документа

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подпись как важный «элемент защиты» подлинности документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Методика судебно-почерковедческой экспертизы

Методика судебно-почерковедческой экспертизы — это система методов, набор приемов и способов, технических средств и алгоритмов по их применению. Данная методика характеризуется четырьмя стадиями исследования:

• Предварительным ознакомлением с материалами.
• Раздельным исследованием.
• Сравнительным исследованием.
• Оценкой и формулировкой выводов.

Предварительное ознакомление с материалами. Здесь эксперт знакомится с вещественными доказательствами и вопросами, поставленными перед ним, определяет достаточность представленных образцов, выявляет наличие изменений, которые внесены в исследуемый документ (подчистки, дописки и т. п.) для дальнейшего использования данного документа в процессе технико-криминалистической экспертизы.

Раздельное исследование. Здесь происходит раздельное изучение документа (вещественного доказательства и образцов для сравнительного исследования) и выявление общих и частных признаков почерка.

На стадии сравнительного исследования сопоставляются выявленные признаки, а результаты сравнения (совпадения или различия) определяются в таблицы и разработки.

При оценке и формулировке выводов дается оценка индивидуальным совокупностям выявленных признаков, которые позволяют сделать вывод наличия или отсутствия индивидуального тождества.

Частными методиками устанавливается:

• тождество (или его отсутствие) лица, которое сделало подпись (вопрос о подлинности подписи);

• исполнитель подписи от имени предполагаемого лица;
• исполнитель подписи от имени предполагаемого лица, похожей на подписи существующего исполнителя;
• тождество (или его отсутствие) лица, сделавшего подпись, содержащую признаки возрастных изменений;
• исполнитель подписи от имени предполагаемого лица, которая напоминает подлинную подпись этого лица;
• исполнитель подписи от имени придуманного лица;
• исполнитель подписи, которая сделана с помощью технических средств.

Оформление подписи в документах

Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений. Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше.

Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами. Область применения и использования Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота.

Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Подписываем документы «за дядю»

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны. Когда подписывает заместитель Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

На эту тему есть положения еще в одном документе, который также не является обязательным для негосударственных структур: Фрагмент документа СвернутьПоказать Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписываем документы «за дядю»

В предусмотренных законом случаях договором может быть признан определенный официальный документ, содержащий сведения относительно происшедших обстоятельств. Согласно ст. 448 ГК, имеет силу договора протокол о результатах торгов, который подписывают в день проведения аукциона или конкурса лицо, выигравшее торги, и организатор торгов. В толковом словаре «Договор» имеет следующие определение: Соглашение, обычно письменное, о взаимных обязательствах.

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

• просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
• анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа.

Проверка проекта документа

Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

• просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
• анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
• проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

• закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
• напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»1.

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон2.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств3.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным4.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя5. Согласно законодательству о бухгалтерском учете6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия7. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется9.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи10. Однако действие закона об электронной подписи11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле12.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)13. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету14.

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15.

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Характер по подписи: типология

Один из современных графологов — Виктор Гаранин приводит сво­еобразную типологизацию характеров по подписи.

Эгоист-альтруист. Подпись ясная, и можно прочитать соста­вляющие ее буквы. Автор способен на самопожертвование и подсозна­тельно стремится быть понятым окружающими. И наоборот: неразбор­чивая подпись характеризует эгоиста, которого не беспокоит мнение окружающих.

Скряга-транжир. Степень щедрости можно определить по рас­стоянию между буквами. Если оно значительное, то перед вами расто­читель. Если буквы в подписи «налезают» друг на друга, то это указыва­ет на экономность, и даже на скупость. Можно также узнать, в какой период человек более щедрый: сразу же после получения денег или позднее. Это зависит от того, в каком участке подписи расстояния меж­ду буквами больше — в начале или в конце.

Теоретик-практик. Мысленно поделите подпись пополам. Первая половина показывает склонность к умственной деятельности, вторая к практической (физической). Если в начале подписи стоят две-три за­главные буквы, при отсутствии крупных образований во второй части, можно с уверенностью сказать, что человек отдает предпочтение ум­ственному труду. Если же все наоборот — перед вами чистый практик.

Свободолюбивый-зависимый. По длине хвостиков (росчерков) в конце подписи можно судить о том, как человек реагирует на попытки вмешательства в его дела. Чем длиннее росчерк, тем нетерпимее автор к приказам и замечаниям в его адрес. Короткие хвостики характерны для подписи послушных, легко поддающихся влиянию людей.

Добрый-злой. У добрых, спокойных людей буквы в подписи более округлые, чем у вспыльчивых и раздражительных. Угловатые буквы гово­рят о стремлении к независимости, агрессии, лидерству, честолюбии.

Идеалист-прагматик. Мелкие буквы характеризуют человека ра­ционального, приземленного и мелочного. Большие буквы — мечта­тельного, наивного, доверчивого.

Тактик-стратег. Владельцы размашистой подписи — стратеги, они мыслят глобально, комбинаторно, системно, не вдаваясь в детали. Это зачастую — крупные руководители и общественные деятели. Под­пись компактную, мелкую обычно имеют тактики, чей ум занят кон­кретными видами деятельности, т.е. «рабочие лошадки».

Скрытный-болтливый. Если в начале подписи буквы крупные, а затем идут на убыль или превращаются в волнистую линию — значит, ее автор скрытный, дипломатичный. У тех, кто не умеют хранить се­креты, наоборот, подпись начинается с мелких букв, а к концу подпи­си они увеличиваются.

Я думаю, что для читателя определенный интерес представит ин­формация о подписи как квинтэссенции почерка, которую приводит Айк Надж.

• Длинная подпись характеризует несуетного, дотошного и даже занудливого типа. Короткая — нетерпеливого и поверхностного.
• Если первая половина автографа более насыщена, чем вторая, автор подписи склонен к умственному труду, он теоретик, а не прак­тик. И напротив. В целом же сложный, нагруженный автограф — приз­нак того, что человек все усложняет, делает из мухи слона.
• Чем больше буква, начинающая подпись (в сравнении с прочи­ми), тем капризнее и тщеславнее автор.
• Мелкая подпись — признак рациональности, эгоизма и скупости. Крупная — присуща человеку непрактичному, доверчивому, наивному, но при этом независимому. Кроме того, чем компактнее автограф, тем конкретнее мыслит его автор. Размашисто же подписываются мечтате­ли и стратеги.
• Округлость указывает на мягкость натуры, уравновешенность. Угловатые, острые элементы — на раздражительность, вспыльчивость, нетерпимость, упрямство и желание самоутвердиться.
• Буквы, соединенные друг с другом, характерны для последова­тельного, логичного, но консервативного типа. Разрывы в подписи указывают на непредсказуемость и лояльность ко всему новому.
• У простого человека и подпись простая. А завитки и виньетки — это «симптомы» творческого склада натуры, художественного вкуса, но иногда и хвастливости, себялюбия, стремления казаться лучше, чем есть. Чересчур вычурные подписи характерны для шизофреников.
• Чем больше буквы отстоят друг от друга (не важно, соединены они или нет), тем щедрее человек.
• Жирные линии, кляксы — свидетельство уверенности, силы, ха­рактерны для экстравертов. И напротив, чем тоньше линии, тем утон­ченнее, неувереннее, замкнутее человек.
• Чем длиннее росчерк в конце подписи, тем человек независимее и нетерпимее к советам. Росчерк в виде зигзага или волны — признак веселого, деятельного характера, а прямой и отрывистый росчерк — свидетельство энергичности, смелости и даже жесткости. Без росчерка подписываются воспитанные, культурные, но несколько инфантиль­ные люди.
• Элементы, похожие на вертикальные линии, в начале подписи означают скудость фантазии и интеллекта. Вертикаль в середине авто­графа — медлительность при переходе к реализации идеи. В конце — трудности при завершении дел.
• «Скачущие» подписи присущи людям эмоциональным вплоть до неуправляемости. Ровные — сдержанным.
• Скрытные, своенравные и независимые типы подписываются, «петляя», чертя овалы и круги.
• Точка в подписи — знак дисциплинированности. Если человек ставит ее после первого инициала, он из тех, кто семь раз отмеряет и лишь затем отрезает. Если же точка помещается в конец автографа, че­ловек исполнителен и ответствен, он доводит начатое дело до конца.
• Если в подписи встречаются одинаковые, симметричные элемен­ты (например, она заканчивается так же, как начинается), ее автор — гармоничный человек, умеющий идти на компромиссы и не устающий от монотонного труда. Однако он весьма подвержен навязчивым иде­ям и мыслям, у него полно всяких привычек, в том числе дурных, к не­му постоянно цепляются музыкальные мелодии и т.п.
• Латинские литеры в подписи используют чудаки-оригиналы, а также «западники» и подростки, насмотревшиеся MTV.
• Если человек, написав какую-то часть подписи, возвращается на­зад и дописывает что-то еще, он и в жизни склонен возвращаться к про­шлому, копаться в нем, анализировать, пытаться что-то исправить. Он неудовлетворен сделанным и раз за разом порывается достичь предела совершенства.
• Если человек соединяет два-три инициала в один, он и с делами управляется так же — делает два-три за раз.
• Наличие инициалов и имени, и фамилии указывает на делови­тость, ответственность, вдумчивость. Если же присутствует только «фа­мильный» инициал, человек скромен, у него нет завышенных запро­сов, он не выпячивает свое «я».
• Цифры в подписи — редкий элемент, выдающий редкостно мни­тельного, осторожного, недоверчивого типа, склонного к нервно-пси­хическим недугам.
• И наконец, притча во языцах — подпись неразборчива! Именно такова она у эгоистов и смельчаков, которых не волнует, как расценят их поступки окружающие.

Таким образом, анализируя подпись человека, можно получить до­статочно широкий спектр информации о нем и можете влиять на эту личность в интересах совместного дела, например не принимать на ра­боту того, чьи психологические качества не соответствуют определен­ным в коллективе нормам.

Впрочем, необходимо отметить, что определить характер по подписи можно, но такой анализ дает ничтож­но маленькую толику информации о личности по сравнению с той, ко­торую можно получить, проводя исследование почерка в целом.

Недопустимость косой черты

Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество.

Иногда могут возникнуть экстренные ситуации. В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера. В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности.

Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Юридическая значимость

Подпись на документе придаёт обычному листку бумаги юридическую значимость. Как правило, она располагается под основным текстом, и используется в качестве одного из обязательных реквизитов. Если бы мы составляли рейтинг значимости всех необходимых атрибутов документа, то первое место, без сомнений, возглавила бы печать, подпись или иной удостоверяющий элемент. Ведь именно несколько символов делают из простого листка бумаги юридически значимый документ.

В свете рассматриваемого вопроса необходимо рассмотреть такое понятие, как право подписи. Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи.

Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста.

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя

Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.

Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:

• Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
• Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.

Оформление подписи в документах

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость, оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Расшифровка подписи в договоре от руки

Генерального директора Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет: Первый заместитель Генерального директора С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера: «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д. Если подписей несколько При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Расшифровка подписи в договоре от руки

Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа. Обратите внимание, что в состав этого реквизита входят следующие элементы:

• Должность лица, подписавшего тот или иной документ. Обязательно должно быть указано наименование организации. Данное требование не обязательно, если текст располагается на бланке учреждения с соответствующими печатями.
• Личная подпись, которая представляет собой изображение сокращённых инициалов личности.
• Расшифровка подписи, которая подразумевает обозначение полных фамилии, имени, отчества.

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю. Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.

Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.

Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой.

Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием. Необходимо сделать соответствующие выписки.

В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.

Что касается наименования компании, то оно находится по центру относительно должности лица.

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ. Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина.

Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории.

Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.

Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов. Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем. Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.

Особенно часто возникают проблемы с подписью многих заместителей. Причём вопросы касаются не только полного обозначения имени, но и расположения нескольких однотипных реквизитов.

1. Должность руководителя организации пишется с маленькой буквы. Однако если вы поддерживаете корпоративную культуру компании, то писать руководящие должности с большой буквы вполне уместно.
2. Сокращения не приветствуются в подобных документах, то есть не «зам.», а «заместитель».
3. Избегайте принятых сокращений рабочих должностей. Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.

Можно ли напечатать расшифровку подписи?

Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным. Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч.

При этом необходимо учитывать особенности делопроизводства в Вашей организации.

Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа. Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений. Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше.

Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности. Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами. Область применения и использования Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота.

Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Недопустимость косой черты Если то должностное лицо, которое уполномочено подписывать документ, отсутствует, то его обязан подписать тот сотрудник, который официально исполняет его обязанности. При этом в обязательном порядке указывается его настоящая должность, в которой он работает, а также его фамилия, имя, отчество. Иногда могут возникнуть экстренные ситуации.

В таком случае, исправления можно внести как от руки, так и посредством использования компьютера.
В противном случае, придётся переделывать документ с указанием фактической должности лица, исполняющего обязанности. Недопустимо перед словом «Подпись» ставит предлог «За», и следом выводить косую черту. Подобное несоответствие легко оспаривается в судебных инстанциях.

Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.

И.В.

Важно Замещающее лицо не выполняет обязанности «за» кого-то, оно выполняет собственные обязанности, возложенные на него, а следовательно, действует от своего имени! Подпись должна соответствовать как минимум ее расшифровке, иначе это может привести к целому «букету» проблем, самая маленькая из которых – невозможность идентифицировать представителя организации, который реально подписал бумагу. Ситуация с остальными приставками («и.о.», «вр.и.о.») еще более туманная. В соответствии с п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Оформление реквизита «подпись»

• Свежие
• Посещаемые

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Подпись является почерковым начертанием, т.е. представляет собой вид рукописи и имеет много общего в формировании с другими видами рукописи. Однако, как уже отмечалось выше, процесс формирования подписи имеет и свои особенности:

1. Подпись формируется обычно уже тогда, когда почерк, которым выполняется текст, в той или иной степени уже выработан;

2. Отсутствуют какие-либо нормы для выполнения элементов подписи, поэтому появляется больше возможности ее индивидуализации;

3. Подпись представляет собой довольно краткий объект, что является предпосылкой выработки большого автоматизма движений при частом ее выполнении. Сам процесс формирования подписи принято разделять на три этапа:

• формирование во время обучения в школе;
• Формирование во время овладения специальностью;
• Формирование подписи во время трудовой деятельности.

В самом начале обучения, когда отсутствуют выработанные навыки письма, подпись ничем не отличается от любого другого слова. Учащийся обычно подписывается простым написанием своей фамилии. Движения при выполнении письма или подписи лицом, не владеющим выработанными навыками, замедленные, отрывистые и неуверенные. Графическое изображение подписи в таких случаях, как правило, дается полностью. По мере выработки навыков письма формируется и подпись. Кроме того увеличивается и практика выполнения подписи, что приводит к большей автоматизации движений при ее выполнении, чем при выполнении текста. В первый период происходят изменения не только степени выработанности движений, но и в графическом изображении подписи за счет сокращения буквенного состава, добавления к полному или сокращенному буквенному составу росчерка, инициалов или монограммы, дополнительных штрихов и точек. Образцом для введения таких элементов служат чаще всего подписи членов семьи, реже других лиц.

Процесс формирования продолжается во время овладения специальностью: становится устойчивым ее состав; наблюдается относительная устойчивость общих и частных признаков подписи. Практика выполнения подписи во время трудовой деятельности обычно увеличивается, это приводит к дальнейшему изменению подписи. Она выполняется более быстрыми, более автоматизированными движениями, часть элементов подписи при этом упрощается, заменяются нечитаемыми (часто циклическими) штрихами буквы в ее строчной части, исчезают некоторые элементы в сложных монограммах. Может появиться несколько устойчивых вариантов подписи. При этом выбор варианта зависит от значимости документа, его назначения и места, отведенного для выполнения подписи. Формирование подписи на данном этапе зависит от ее строения к началу трудовой деятельности и характера этой деятельности. Функциональный динамический комплекс навыков при выполнении подписи на данном этапе ее формирования характеризуется единым, взаимосвязанным выполнением всех элементов подписи.

В.В. Липовский о. В подписи труднее, чем в почерке, провести возрастную границу завершения ее формирования, поскольку время, необходимое для окончательного формирования и закрепления навыков выполнения подписи, у каждого лица различно. Чем раньше человек начинает свою трудовую деятельность и чем чаще ему приходится расписываться, тем скорее у него окончательно формируется подпись.

Письменная практика начинается значительно раньше , чем практика подписывания документов, и поэтому формирование почерка обычно заканчивается раньше, чем подписи. Изменения в подписи могут наблюдаться в течение длительного периода трудовой деятельности человека и прекращаются лишь к 30-35 годам. У лиц старше 35 лет, до наступления старения организма, наблюдается значительная устойчивость подписного двигательного стереотипа. Подводя итог освещению данного вопроса можно отметить, что письменно-двигательных навыков, лежащий в основе подписного почерка целенаправленно вырабатывается на основе письменно-двигательных навыков, лежащего в основе почерка. Различие исходных слов (фамилий) у разных людей, являющихся основой конструирования подписи как удостоверительного знака, стремление при этом к их своеобразию создают благоприятные предпосылки для формирования индивидуальной почерковой системы, предназначенной для выполнения своей подписи конкретным лицом. Подписной почерк обладает целостностью и системностью в большей мере, чем краткая запись, которая отражает лишь часть общей почерковой системы.

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

1. Название должности лица, которое ее поставило.
2. Сама подпись.
3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Похожие записи:

• Лучшие поздравления с выходом на пенсию
• Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск
• Новые детские пособия в 2023 году