Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать официальное письмо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Как сформировать официальное письмо
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- контактный телефон (для связи);
- должность и ФИО ее представителя;
- суть послания;
- подпись отправителя.
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Правила написания и распространенные ошибки
Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:
- составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
- использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
- основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
- в обращении использовать имя и отчество руководителя;
- указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
- отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.
Словарик для бухгалтера
В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.
Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…
Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…
Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.
Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.
Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…
Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…
Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…
Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?
Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…
Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.
Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.
Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.
• Письмо-предложение о сотрудничестве
Ассоциация производителей алкогольной продукции (АПА) является основным объединением лидеров алкогольной отрасли страны. Активная работа, проводимая организацией по созданию цивилизованного рынка спирта и алкогольной продукции в Российской Федерации, заслуживает уважения.
Несомненно, качество и безопасность производимой продукции является одним из приоритетов ААП, а его члены — добросовестные производители, уделяющие этим аспектам пристальное внимание.
‘AIG — одна из крупнейших страховых организаций в мире. Международная компания работает на страховом рынке уже 90 лет и имеет представительства в 160 странах мира. В России она работает уже более 15 лет.
Работа с производителями продуктов питания и напитков является для нас приоритетной. Основываясь на многолетнем международном опыте AIG в России, мы разработали уникальную программу страхования алкогольной продукции (страхование ответственности производителя и отзыва продукции).
Программа представляет потенциальный интерес для членов SPAP, поскольку такая продукция, как алкоголь, требует особого подхода к качеству потребительского сырья, упаковке и безопасности.
Исходя из вышесказанного, мы хотели бы предложить вам обсудить возможности сотрудничества в этой области.
Мы просим провести профессиональную оценку данного партнерства и установить процесс дальнейшего сотрудничества между нами. Мы готовы рассмотреть ваши предложения по формату совместной работы.
Профессиональные письма предназначены для информирования получателя о предстоящих событиях. Например, о запланированных скидках и акциях, датах распродаж, оттенках доставки товара и т.д. Информационные документы могут быть двух подтипов
- Уведомление. Их пишут, когда в работе организации происходят серьезные изменения. Изменились условия поставки товаров, изменились банковские данные, ценовая политика. Уведомления используются для массовой коммуникации представителей.
- Напоминание. Письмо используется для оповещения получателя о наступлении определенного момента. Это даты оплаты комитетов, окончание контрактных документов и завершение специальных тендеров.
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.
Пример официального письма
Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать его в качестве образца при написании собственного официального письма.
Эйвери Мэй
123 Kansas Ln
Канзас-Сити, МО 64105
Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Канзас Сити, МО 64105
17 декабря 2019 г
Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами
Уважаемая госпожа. Камерон Джонс,
Я пишу, чтобы сообщить вам о своем уходе из Roberts Media Group в качестве координатора по работе с клиентами, начиная с двух недель от текущей даты.
Я ценю всю поддержку, поощрение и мотивацию, которые я получил за время работы на этой должности. Я решил занять должность, на которой я смогу применить свои навыки по формированию команды и лидерству. В течение следующих двух недель я буду продолжать посвящать свое время завершению оставшихся проектов и проведу все необходимые тренинги, чтобы облегчить процесс перехода.
Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказываете, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения, я буду рада поговорить, когда вы свободны.
Лучше всего использовать стандартные шрифты, предоставляемые службой электронной почты по умолчанию. Профессиональные письма, набранные шрифтом Comic Sans, трудно воспринимать всерьез. Важные фразы могут быть насыщенными, но не экспериментируйте с цветом.
Излишне красочные письма редко выглядят серьезно. Единственное исключение — сопроводительная документация. Здесь имеет смысл зашифровать исправления, чтобы человеку не пришлось искать их самостоятельно.
Также не стоит использовать заглавные буквы, так как они часто используются для обозначения того, что человек не является членом группы. Это неформальный способ записи слов, которые вы произносите вслух в реальном разговоре. У вашего собеседника может не быть привычки думать, что вы кричите на него.
Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата
Написание делового письма начинается с требований, которые необходимо определить. Это те элементы, которые их определяют. Как правило, все необходимые элементы размещаются в начале письма в верхнем левом и правом углах страницы.
Реквизиты отправителя (получателя) сообщают, от какой компании исходит письмо. Как правило, стандартные бланки писем уже содержат эту информацию.
Она содержит полное юридическое наименование в форме собственности, адрес, номер телефона, веб-сайт, номер налоговой регистрации и PSRN. Он указывается в левом верхнем углу.
Адресные реквизиты содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его компании, полное имя и адрес, по которому отправляется письмо. Они пишутся в правом верхнем углу строго в резком падении.
Образец делового письма
В деловом письме должна быть структура:
- официальное приветствие;
- вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса;
- главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
- заключение — пожелания и благодарность;
- вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист;
- контактные данные — электронная подпись.
Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость: при необходимости эти сообщения можно предоставлять суду в качестве аргумента.
Рассмотрим восемь примеров деловых писем в зависимости от получателя.
Как написать деловое письмо после проведенной встречи
Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:
- Тему встречи — о чем был разговор, когда и кто в нем участвовал.
- Договоренности — к каким соглашениям и срокам пришли по итогам встречи, чтобы напомнить и зафиксировать план действий.
- Благодарность за уделенное время.
- Пожелания и предложения формата для новой встречи.
- Контактные данные участников.
Правила оформления деловых бумаг
Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
- абзацный отступ составляет 1,25 см;
- рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
- рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить…»); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть…»); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть…»);
- применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, …».
Правила написания и распространенные ошибки
Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:
- составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
- использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
- основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
- в обращении использовать имя и отчество руководителя;
- указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
- отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.
Претензия Индивидуальному предпринимателю
Претензия Индивидуальному предпринимателю. За нарушение прав потребителей индивидуальный предприниматель несет ответственность, предусмотренную законом или договором. Если иное не установлено законом, убытки, причиненные потребителю, подлежат возмещению в полной сумме сверх неустойки (пени), установленной законом или договором.
Уплата неустойки (пени) и возмещение убытков не освобождают индивидуального предпринимателя от исполнения возложенных на него обязательств в натуре перед потребителем. Индивидуальный предприниматель освобождается от ответственности за неисполнение обязательств или за ненадлежащее исполнение обязательств, если докажет, что неисполнение обязательств или их ненадлежащее исполнение произошло вследствие непреодолимой силы, а также по иным основаниям, предусмотренным законом.