Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предположим, что вам нужно перечислить платеж, который не входит в состав ЕНП, но которые администрирует ИФНС (например, НДФЛ с выплат иностранцам с патентом). Тогда обращайте внимание на заполнение этих полей.
Итоговая шпаргалка (пямятка)
| Поле | Платежка по ЕНП | Платежка вместо уведомления о начислениях | Платежки не на ЕНС |
| Плательщик (поле 8) | Краткое наименование организации или обособленного подразделения; Ф.И.О предпринимателя |
||
| КПП плательщика (поле 102) | У российских организаций – «0», но допустимо указать КПП плательщика. У ИП – «0» | КПП, присвоенный инспекцией, куда организация платит налоги, сборы или взносы. У ИП – «0» | |
| Статус плательщика (поле 101) | 01 | 02 | 01 |
| КБК (поле 104) | КБК ЕНП – 18201061201010000510 | КБК налога, сбора или взносов | КБК налога или сбора |
| ОКТМО (поле 105) | 0, но допустимо указать ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж | ОКТМО территории, куда по НК зачисляется платеж | |
| Основание платежа (поле 106) | |||
| Налоговый период (поле 107) | Период, за который перечисляете налог или взносы | ||
| Номер документа-основания платежа (поле 108) | |||
| Дата документа-основания платежа (поле 109) |
Каким будет назначение платежа при выдаче в подотчет на карту сотрудника?
Прежде чем будет осуществлена выдача средств в подотчет на карту сотрудника с назначением платежа, отвечающим этой цели, должна быть соблюдена обязательная процедура, предшествующая такой выплате. Заключается она в принятии решения о необходимости выдачи средств на командировочные или хозрасходы руководителем юрлица. Это решение следует оформить документально: либо приказом, либо положительной резолюцией на заявлении работника о выплате (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
О расходовании подотчетных сумм работник должен отчитаться в срок, установленный юрлицом для такого отчета. Оправдательным документом по платежам, осуществленным им с банковской карты, станет чек, выдаваемый продавцом по таким операциям.
Само перечисление средств производится обычным платежным поручением с указанием подотчетного лица в качестве получателя и реквизитов его зарплатной карты. Назначение платежа при переводе в подотчет на карту должно однозначно свидетельствовать о том, что это за средства. То есть текст может иметь формулировку «Выдача средств под отчет» (при переводе денег по приказу или заявлению) или «Возмещение перерасхода по авансовому отчету» (если такой перерасход имеет место в утвержденном руководителем авансовом отчете). В каждом платежном документе желательно приводить ссылку на реквизиты документа, явившегося основанием для перевода (приказа, заявления или авансового отчета).
***
Нормы действующего законодательства не запрещают переводить деньги, выдаваемые под отчет, на карту, оформленную на сотрудника. Однако такой способ расчета по подотчетным суммам следует закрепить во внутреннем нормативном акте. Карта должна быть зарплатной. Перевод средств на нее, как и при выдаче наличными, возможен после издания письменного распоряжения руководителя юрлица (в виде приказа или резолюции на заявлении работника) о выплате средств под отчет. Таким же способом можно возмещать перерасход средств по авансовому отчету. Назначение платежа в платежном документе должно однозначно свидетельствовать о цели перевода.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».
Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков
Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.
При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ. Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
-
Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.
-
Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны).
-
Издание приказа о возмещении затрат.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Момент предоставления субсидии (Варушкин Н.А.)
Право на субсидии получили индивидуальные предприниматели. В первый пункт было включено условие о целях предоставления субсидии («возмещение затрат или недополученных доходов»), а также предусмотрено положение о безвозмездности и безвозвратности субсидий. Также статья была дополнена новым пунктом, содержащим обязательные требования к законодательным актам, регулирующим предоставление субсидий (пункт 3 статьи 78 БК РФ).При этом следует отметить, что определения понятий «субсидия», «субвенция» и «дотация» были исключены из списка понятий и терминов, применяемых в БК РФ.В июле 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона N 181-ФЗ «О внесении изменений в статьи 78 и 78.1 БК РФ в части предоставления грантов» цели предоставления субсидий, указанные в пункте 1 статьи 78 БК РФ, были скорректированы, и вместо «возмещения затрат или недополученных доходов» целью субсидии стало «возмещение
Рекомендуем прочесть: Реновация хрущевок в московском районе улица варшавская 45 кор 3
Перечисление под отчет сотруднику
Случаи, когда необходимо возместить сотруднику понесенные расходы, выплатить командировочные или оплатить предоставленный авансовый отчет, часто происходят при функционировании предприятия. И у бухгалтера возникает вопрос, нужно ли заполнять код назначения платежа при переводе под отчет денежных средств.
В этом вопросе имеют место две позиции:
Обе позиции справедливы. С одной стороны, подотчетные суммы являются не дополнительным доходом сотрудника, а компенсацией за понесенные им расходы от имени организации. В то же время корректно заполненное поле 20 поможет избежать ошибок в банке, если у подотчетника имеются непогашенные обязательства, и претензий со стороны налоговой инспекции.
Важно понимать, что необходимо правильно заполнить не только цифровое значение поля, но и безошибочно написать назначение платежа в банковском документе.
Пример 1. Сотрудник направлен в командировку, ему полагаются командировочные выплаты в размере, установленном внутренним положением организации. Бухгалтер определил код дохода командировочных в платежном поручении в соответствии с указаниями ЦБ.
На практике, сотрудники нередко тратят личные средства на нужды организации, а затем оформляют по установленной форме авансовый отчет и прикладывают к нему документы, подтверждающие понесенные расходы. После одобрения авансовый отчет сотрудника подлежит оплате в сумме подтвержденных издержек. Цифровой код дохода по авансовому отчету в платежном поручении — 2.
Пример 2. Сотрудник предоставил в бухгалтерию АО и приложил кассовый и товарный чек из канцелярского магазина. Отчет одобрен руководителем и подлежит оплате.
Из приведенных примеров видно, что код в платежках на возмещение по авансовому отчету и на оплату командировочных совпадает.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 изменились некоторые правила выдачи денежных средств под отчет и сроки представления авансового отчета.
Какие именно нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
По представленной теме сделаем несколько основных выводов:
- Командировочные средства разрешено переводить на зарплатную карту сотрудника.
- Внутренние положения компании должны содержать порядок перечисления безналичных средств на команировку.
- Работник должен быть ознакомлен с внутренними положениями организации под подпись.
- Средства перечисляются работнику на основании приказа о командировки.
- Безналичный перевод осуществляется с помощью платежного поручения.
- Назначение платежа в платежке должно содержать информацию о компенсации командировочных расходов или выдаче средств под отчет. Иначе с выплаченных средств придется платить налоги: НДФЛ и страховые взносы.
- Неправильно оформленная платежка грозит штрафными санкциями организации.
Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.
Платежное поручение командировочные образец заполнения назнаения платежа
При налоговых платежах тоже допускается указание дополнительной информации, необходимой для идентификации назначения платежа.
- Указывается сумма НДС от общей сумме платежа (В том числе НДС 0000,00) либо делается ссылка на то, что НДС отсутствует (НДС не облагается, Без НДС). При перечислении налогов в ФНС такого требования по заполнению нет.
- Образец заполнения поля «Назначение платежа» Кроме того, с 1 апреля 2013 года вступило в силу действие Приложения 11 Положения Банка России № 383-П от 19.06.2012 г., согласно которого, при заполнении реквизита 24 «назначение платежа» максимальное количество символов в платёжном поручении не может превышать — 210 символов вместе с разделителями.
- При заполнении наименования товара, работ или услуг — можно сделать как полный перечень товаров, работ или услуг, так и обобщённое название (информационные услуги, услуги по перевозке товара, работы по монтажу, бытовая или оргтехника; коммунальные платежи, зарплата, и т.д.).
- вид осуществляемого платежа – предварительная оплата; за уже выполненную работу, оказанную услугу или поставленную продукцию или товар; авансовый платёж или окончательный расчёт; доплата к ранее перечисленному платежу и др.
- Другая необходимая информация (если таковая оговорена договором или условиями) – например, сроки расчётов по договору, если договором определены промежуточные даты платежей.
Готовое обращение передаем руководителю.
- Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
- Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.
- За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.
Заполняем платежное поручение на подотчет Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2018 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А.
Правила работы в 2019 году
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. По Приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.
Новые правила подотчета:
- выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки.
Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.
«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?
Однако подобных операций для физических лиц данным документом не предусмотрено.
Дополнительным доводом для отказа во включении в договор с банком положения о том, что на зарплатные карты могут быть перечислены командировочные суммы, служат нормы пунктов 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Из анализа этих положений банковские работники делают выводы, что под отчет работникам деньги выплачиваются наличными.
Однако это далеко не бесспорно.
Обращение банковских карт регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Так, согласно пункту 2.3 указанного документа, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ.
Бухгалтерские проводки по авансовым отчетам
| Проводка | Расшифровка |
| Дт 71 Кт51 | 71 счет –расчеты с подотчетными лицами 51 – расчетный счет Операция говорит о перечислении средств с расчетного счета физическому лицу |
| Дт 26 Кт71 | 26сч.-общехозяйственные расходы Отражены расходы по авансовому отчету |
| Дт 71 Кт50(51) | При наличии перерасхода |
| Дт 50 Кт71 | Наличность возвращена в кассу |
| Дт 51 Кт71 | Сотрудник перевел излишки на расчетный счет организации |
| Дт 70 Кт 71 | Сумма удержана из з/п сотрудника в счет авансового отчета |
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу
по ссылке.
В ТК РФ оговорено, что предельный объем удержаний из каждой выплаты сотруднику должен составлять не более 20 % «чистой зарплаты». Пример Менеджер условного ООО получила 15 мая 2015 года из кассы в подотчет 4 тыс. руб. на оплату ремонта бытовой техники в сервисном центре.
Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2019 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2019 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».
Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров.
или со дня возвращения на рабочее место.
Как перевести деньги с расчетного счета в подотчет на карту сотрудника
Назначение платежа в подотчет на карту (образец формулировки): «Аванс на хозяйственные нужды»; сотрудник должен написать заявление о своем согласии на такое перечисление, в котором в обязательном порядке указываются банковские реквизиты счета его карточки; к авансовому отчету, как и при наличных перечислениях, должны быть приложены документы, подтверждающие расходы.
Получив подотчетные деньги на счет своей банковской карты, подотчетник может рассчитываться за произведенные расходы как непосредственно с ее счета, так и наличными.
Денежные средства на личном счете никак не обосабливаются, на них не распространяются правила спецсчетов — физлицо вправе распоряжаться ими по своему усмотрению: обналичивать или рассчитываться безналом. Это логично, так как получение денег в подотчет обязывает физлицо потратить эту сумму в соответствии с целями, на которые они получены, отчитаться за них и при необходимости возвратить неиспользованную сумму работодателю в пределах установленного срока.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.