Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна служебная записка и как ее составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Служебную записку составляют в свободной форме. В шапке указывают, кому предназначено обращение. Далее идет текст, дата и подпись того, кто подготовил бумагу. В служебной записке должна быть кратко изложена суть вопроса. Есть идеи, как решить проблему? Укажите варианты, не описывая их подробно. Пусть коллега или руководитель примет документ и распорядится, как действовать дальше.
Документы, которые понадобятся для возмещения затрат
Организация вправе установить компенсацию найма жилья сотрудникам на свое усмотрение:
- Заключить договор аренды жилого помещения и разместить в нем работника.
- Установить порядок и размер выплаты возмещения расходов на жилье, которое арендует сам работник.
Какой из этих способов выгоднее? С точки зрения налогообложения эти операции равноценны и несут одинаковые налоговые последствия для работника и работодателя. Но есть особенности в отражении в учете. И в первом, и во втором случае во избежание претензий контролирующих органов укажите, как выплачивается компенсация за съемное жилье, в трудовом договоре.
В первом случае понадобятся:
- договор аренды жилого помещения;
- договор безвозмездного пользования и акт приема-передачи квартиры сотруднику.
Если работник возмещает часть арендных платежей или самостоятельно оплачивает коммунальные услуги, укажите это условие в документе о предоставлении права на проживание.
При выплате возмещения необходимо в трудовом договоре указать не только факт возмещения расходов, но и их размер. Вот какие документы нужны для компенсации аренды жилья, если жилое помещение арендует сам работник:
- копии документов, подтверждающих произведенные сотрудником расходы: договор найма жилого помещения, квитанции об оплате;
- заявление, служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, иной документ, предусмотренный коллективным договором.
Пошаговая инструкция по составлению записки
Первый шаг – заполнение шапки. Присваиваем записке уникальный номер для регистрации, хранения и внутреннего документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления. Далее в правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого направляется официальная бумага. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию руководителя предприятия, а чуть ниже, но уже в родительном падеже, указываем ФИО и должность составителя.
Второй шаг – основная часть (предмет). Здесь необходимо обозначить точную сумму денежных средств, которую необходимо получить, а также цель их расходования. Если запрос носит внеплановый характер, можно описать причину досрочного обращения. Как только эта часть будет полностью подготовлена, можно переходить к подписанию.
Примерный образец
Довожу до Вашего сведения, что закупленные от 15.08.2024 г. канцелярские принадлежности по состоянию на сегодняшний день были фактически израсходованы, вследствие чего прошу выдать мне в подотчёт 5 000 руб. на закупку канцелярии для отдела кадров.
Третий шаг – подписание. Сотрудник заверяет записку своим автографом, передаёт её на рассмотрение руководителю предприятия. Если директора всё устраивает, на официальной бумаге появляется его одобрительная виза, на основании которой бухгалтер получит право выдать деньги в подотчёт.
Договор на поднаём жилья
Поэтому вопрос поднайма жилья военными актуален как никогда. Если военнослужащему в течение указанного срока не предоставляется служебное жилье, он имеет право решить вопрос расселения самостоятельно, заключив договор найма или поднайма, за что ему положена денежная компенсация, которая выплачивается из средств бюджета.
Этот вариант может быть даже более предпочтительным и удобным, так как государство, предоставляя служебное помещение при отсутствии вариантов, может предоставить квартиру значительно меньших размеров, чем положено по закону, а оформляя договор поднайма помещения, военный сам выбирает подходящую ему жилплощадь.
Образец договора найма жилья военнослужащим или договор поднаёма жилья военными, можно найти практически на любом правовом сайте.
Компенсация расходов на аренду жилья
Может ли организация учесть такие расходы при расчете налога на прибыль?
«Признать подобные затраты в целях налогообложения прибыли организация вправе, если иногородний работник имеет правовой статус иностранного гражданина, гарантии жилищного обеспечения которого документально оформлены. Ведь в пункте 4 статьи 255 НК РФ указано, что стоимость предоставляемого в соответствии с установленным законодательством РФ порядком бесплатного жилья (сумма денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья) включается организацией в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
На основании пункта 5 статьи 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ приглашающей стороной (работодателем) представляются гарантии материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в РФ.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Понятие возмещения расходов предприятием
Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.
Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.
К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).
Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.
В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.
Какие характеристики мебели рассматриваются для списания?
Когда речь идет о мебели, в основном имеют в виду офисную мебель. Хотя это может быть и обстановка торговых или производственных помещений, а также помещений общепита.
Общими моментами, по которым мебель может быть признана негодной для дальнейшего использования, являются:
- Частичная или полная утрата основных механических функций:
- поломка ножек, спинки, подлокотников, стенок;
- деформация сиденья стула или рабочей поверхности стола;
- поломка механизмов (например, регулировки высоты или наклона спинки офисного стула).
- Неустранимые дефекты внешнего вида:
- несмываемые загрязнения;
- заметные дефекты обивки или окраски (лакировки);
- изменение цвета или прочности обивки (например, в результате воздействия солнечных лучей).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Обстановка офиса или зала ресторана зачастую является «лицом» компании-владельца, поэтому роль дефектов внешнего вида при определении причин списания стола или стула может быть не менее важна, чем утрата эксплуатационных характеристик.
Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам Быченко Дениса Владимировича.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2020 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2020 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2020 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.
Где найти образец служебной записки?
Скачать форму служебной записки
Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.
В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ).
В числе таких реквизитов:
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен
- название документа;
- наименование компании-работодателя;
- Ф. И. О. и должность командированного работника;
- дата составления документа;
- место и длительность командировки;
- список приложений;
- подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.
Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.
Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.
На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.
Служебная записка на компенсацию аренды жилья
Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям программы выдаётся удостоверение установленного образца! Рассмотрим, как отразить в налоговом учете расходы в виде арендной платы жилья для иногородних сотрудников, а именно в состав какого вида расходов следует включить такие затраты на оплату жилья и можно ли их учесть в полном объеме?
Расходами в целях налогообложения прибыли признаются любые обоснованные и документально подтвержденные в смысле ст.
Не учитываемые в процессе формирования налоговой базы по налогу на прибыль расходы установлены статьей Кодекса в виде перечня. В нем есть пункт п. Оплата жилья работникам: налоговый учет Служебная записка — документ, часто использующийся в деловой сфере.
Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.
Как составляется документ?
В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:
- Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
- Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании. Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.
- Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
- Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
- Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
- Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт. В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.
- Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
- Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.
ВНИМАНИЕ! Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку. - Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.
Кто и когда должен составлять
В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.
Это интересно: Решение о распределении чистой прибыли образец
Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.
Что такое докладная записка?
По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.
Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.
Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1.
Что такое служебная записка?
Ответ: Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Вопрос №2.
Как подтверждается факт командировочных расходов?
Ответ: Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте
Вопрос №3.
Какой основной текс должен содержать документ, подтверждающий факт командировки?
Ответ: В данном разделе необходимо указать основную цель командировки, место командировки, сроки продолжения служебной командировки, если сотрудник использует личный транспорт для командировки, необходимо указать полные данные автомобиля.
Вопрос №4
Что необходимо сделать сотруднику по приезду из командировки?
Ответ: Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:
- Цель командировки;
- Сроки командировки;
- Документы, связанные с расходами в командировке.