Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).
ТК РФ предполагает следующие нормативы компенсации:
– проведение текущего ремонта;
– расходы на приобретение топлива и ГСМ;
– платы за парковку в течение рабочей смены и мойку автомобиля.
Остается вопрос: нужно ли удерживать налог с такой выплаты?
Компенсация, выплаченная сотруднику за использование его личного автомобиля, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Но все это работает только при наличии целого пакета документов. Это подтверждается письмами Минфина России от 12.09.18 № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант
Приказ о выплате компенсации за использование личной машины
Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.
Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.
После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.
Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.
Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?
Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.
Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?
Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.
Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?
Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.
Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику
Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.
Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:
- Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
- Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.
Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации
Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.
- Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).
- Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.
Учет выплат компенсационного характера при расчете прибыли организации
Каждая организация, пользующаяся услугами привлекаемого со стороны транспорта, вправе учесть затраты по уплате компенсации в разделе расходов, которые уменьшают базу для расчетов налога на прибыль.
Согласно одиннадцатому подпункту первого пункта 264 статьи Налогового кодекса РФ, указанные денежные суммы относятся к иным расходам, которые учитываются при налогообложении. Согласно двенадцатому подпункту первого пункта ст. 346.16 соответствующего кодекса, выплаты компенсационного типа также учитываются при расчете базы налогообложения по налогу единого типа, который используется на упрощенном режиме.
Особенности учета выплат компенсационного характера состоят в следующем:
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию легкового вида транспорта производится в сумме расходов, нормы которых устанавливаются законодательством;
- включение в статьи расходов затрат на эксплуатацию грузового вида транспорта;
- компенсация на приобретение горюче-смазочных материалов отдельно не включается в состав налоговой базы, так как, согласно позиции ИФНС, затраты на оплату материалов горюче-смазочного типа являются исключительно компенсационными расходами;
- компенсационные выплаты не включаются в статьи расходов в случае простоя автомобиля;
- подтверждением факта реальной эксплуатации автотранспортного средства являются путевые листы, которые выписываются при передвижении автомобиля;
- в статьи расходов включаются исключительно суммы, которые были фактически выплачены собственнику транспортного средства;
- для того чтобы включить затраты в перечень расходов, необходимо полный список документов, подтверждающих экономическое обоснование расходов, которые позволяют выплачивать положенную компенсацию.
Как уже было отмечено, сумма компенсации, учитываемая в целях исчисления налога на прибыль, нормируется. Поскольку нормируемая величина, как правило, не покрывает реально понесенных расходов работника, то возникает вопрос: можно ли учесть расходы, связанные с заправкой автомобиля ГСМ, текущим ремонтом сверх величины компенсации?
В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).
Как подтвердить компенсацию?
Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:
- Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.
Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в Договор.
- Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
- Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:
- Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
- Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.
Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».
- Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:
- фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
- нормативов Министерства транспорта;
- норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.
- Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.
Определяем размер компенсации
Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении. Учитываются документально подтвержденные затраты.
Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.
При наличии в месяце отпускных дней, сумма ежемесячной фиксированной компенсации будет уменьшена исходя из количества дней отпуска. Не будет выплачена компенсация и за время нахождения на больничном.
Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается
Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.
Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).
Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.
Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992. Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.