Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приходный кассовый ордер: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Приходным кассовым ордером называют элемент первичной документации. Он требуется, в соответствии с законом, для учета кассовых операций, осуществляемых в организации. С помощью этого бланка в кассу организации ставятся на приход наличные денежные средства.
Для приходного кассового ордера (ПКО) действует специальная форма. Она состоит из двух частей. Первая — сам ордер, вторая — квитанция к нему. В приходном кассовом ордере должна быть отражена следующая информация:
- дата получения денег;
- номер;
- данные плательщика;
- основания принятия денег;
- сумма;
- подписи сотрудников организации (кассир, бухгалтер, руководитель и т.д.) и другая информация.
Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру
Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.
В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:
-
Наименование организации
-
Номер и дата составления документа
-
Принято от
-
Основание
-
Сумма
-
В том числе
-
Главный бухгалтер (подпись)
-
Кассир (подпись)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).
Заполнять приходный кассовый ордер и подписывать могут:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер;
- кассир;
- уполномоченное лицо;
- руководитель организации.
Контролирует кассовую дисциплину налоговая инспекция.
Штрафы можно получить, если:
- организации и ИП рассчитываются с контрагентами на сумму больше 100 тыс. руб. по одному договору;
- наличка была потрачена не на разрешённые цели;
- израсходованы наличные, которые поступили в кассу не как выручка и не с расчётного счёта;
- в кассе денег больше, чем зафиксировано в документах;
- превышен лимит кассового остатка.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Документ составляется в единственном экземпляре. При заполнении исправления не допускаются. Если вдруг бланк испорчен, то просто нужно заполнить его заново.
Заполнять можно как от руки, так и с помощью бухгалтерской программы на компьютере. Кроме того, некоторые сайты позволяют составить приходный кассовый ордер онлайн.
Главные инструкции по грамотному заполнению ПКО прописаны в Указаниях Банка России № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 № 4416-У).
Обратим внимание, что бланк разделен линией отрыва на две части, обе заполняются единовременно.
Слева — сам приходный документ, эта часть остается в бюджетной организации. Ее подписывает главный бухгалтер и кассир.
Справа — квитанция. Она подписывается и заверяется печатью бюджетной организации, а затем отдается тому, кто вносит наличные деньги.
ПКО можно составлять:
- на каждую операцию по приему наличных денег в кассу;
- на всю сумму денег, поступивших в кассу бюджетной организации за день. Такой ПКО составляется на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к чеку кассы, иных документов, предусмотренных законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Приходный кассовый ордер: бланк типовой формы для документооборота
В числе прочих документов бухгалтерской отчетности, постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года утверждена и типовая форма кассового ордера, по которому осуществляется прием наличной денежной массы в кассу хозяйствующего субъекта, получившего маркировку по унифицированному стандарту – КО-1.
Приходник (КО-1) имеет двухмодульный формат:
- приходный ордер, после заполнения регистрируется в Журнале кассовых операций и подшивается (по принципу возрастания) в папку дебетуемого лицевого счета;
- квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется и подписывается уполномоченным лицом одновременно с ордером, и заверяется печатью.
Регистрация кассового документа и сроки его хранения
Каждый приходник, по которому были приняты в кассу предприятия наличные средства, должен быть зарегистрирован в «Журнале учета кассовых операций» – стандартизированная форма КО-3. Регистрируемому документу присваивается порядковый номер, исчисление которых ведется в нарастающем порядке, начиная с первого финансового дня текущего года.
К регистрации кассовых документов предъявляются жесткие требования – в Журнале не допускаются исправления, искажения, неточности и несовпадения с данными первичного документа. Следует помнить, что все указанные ошибки являются нарушением кассовой дисциплины, за которые, как и за само отсутствие ПКО, к субъекту финансовой деятельности могут быть применены штрафные санкции.
Сроки хранения ПКО установлены, как и для всех кассовых документов, – пять лет. На хранение могут быть приняты только приходники, оформленные в установленном порядке – с указанием не только данных по финансовой операции, но и установочных данных предприятия. Учитывая это, следует помнить, что форма электронного учета, которая используется хозяйственным субъектом, не всегда содержит всю необходимую информацию (название организации, структурного подразделения, коды ОКУД, ОКПО), поэтому целесообразно использовать в документообороте типовой приходный кассовый ордер, который наиболее удобен для исполнителя и визуального прочтения.
Особенности заполнения ПКО
Закон устанавливает, что юридические лица могут рассчитываться между собой наличными суммами не более чем 100 тысяч рублей по одному договору.
Если кассиру предлагают примять большую сумму, чем эта — ему необходимо отказаться. Иначе на фирму и на него, как ответственное лицо, может быть наложены штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины.
Внимание! Однако из этой ситуации есть выход — принять сумму, но приходовать ее не сразу, а частями по 90-95 тысяч рублей в день. При превышении 100 по одному договору заключать с контрагентом новый договор.
Если фирма принимает выручку путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо оформления БСО, то допускается в конце дня составить один приходный кассовый ордер сразу на всю сумму. При этом в графу «Основание» можно записать реквизиты отчета закрытия смены в конце дня, либо диапазон номеров выписанных квитанций.
Приходный кассовый ордер (форма КО-1) в 2018 году
Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.
Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.
Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.
Приходник состоит из 2-х частей:
- Сам приходный кассовый ордер
- Отрывная квитанция к ПКО
ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).
Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.
Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Как заполнить приходный кассовый ордер
Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.
Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:
- На бумажном носителе – либо полностью от руки, либо бухгалтер вносит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его у уполномоченных лиц организации.
- В электронном виде – с применением технических средств с учетом защиты ПКО от несанкционированного доступа. В таком случае электронный приходник подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).
Стоимость прохождения ПКО
Категории анкет делятся по стоимости лотов, в которых ваша компания собирается принимать участие. Наиболее распространенная среди поставщиков категория — Анкета А
| Категория анкет | (тенге, без НДС) |
| Анкета А | 40 000 |
| Анкета В1 | 200 000 |
| Анкета В2 | 300 000 |
| Анкета С1 | 300 000 |
| Анкета С2 | 350 000 |
Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера
На нашем сайте вы можете ПКО по форме КО-1 (соответствующей номеру 0310001 по ОКУД), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.
Подробнее о том, каким стандартам должны соответствовать первичные документы, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).
Заполнение бланка ПКО: нюансы
Существует ряд нюансов, характеризующих процедуру заполнения бланка приходного кассового ордера. Рассмотрим их.
Графу «Структурное подразделение» следует заполнять, только если наличные средства принимаются от сотрудника организации. Если их передает другое юрлицо или физлицо, то в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк.
Пункты «Дебет», «Кредит» содержат счета Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) в соответствии с сутью хозоперации.
Графу «Код целевого назначения» заполняют организации, которые задействуют соответствующую систему кодирования.
Графа «Сумма руб., коп» формы КО-1 заполняется только цифрами, рубли и копейки разделяются запятой (например, «200,75»). В графе «Сумма прописью» прописью указываются рубли (с заглавной буквы первое слово), цифрами — копейки. Следует также поставить прочерк (если документ заполняется на компьютере, то непрерывную последовательность идущих друг за другом тире) в свободных местах соответствующей графы после указания суммы прописью.
Если фирма не работает с НДС, то в графе «В том числе» следует вписать «Без НДС». В противном случае – соответствующий размер НДС.
В пункте «Приложение» следует зафиксировать первичные документы, являющиеся основанием для внесения цифр в ПКО (например, отчет кассира).
Не считая основной части формы КО-1, потребуется также заполнить квитанцию, которая входит в структуру ПКО. Квитанция будет присутствовать в документе на одной странице с основной частью формы. Что касается проставления печати, то исходя из обычаев делового оборота, печать часто проставляется так, чтобы часть ее была на квитанции, а другая часть на ПКО. Заметим, что в этом случае возможны претензии со стороны налоговых органов. Однако их можно попытаться оспорить (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2010 № 07АП-1517/10). Кроме того, на сегодняшний день подобные споры представляются нам малоактуальными, так как в связи с вступлением в силу закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать для организаций перестала быть обязательным реквизитом.
См. также материал Печать не является обязательным атрибутом первички».
Ордер должен подписать кассир или иное уполномоченное лицо. Кассир сверяет подписи уполномоченных лиц на ПКО с образцами (кроме ситуации, когда приходник выписан в электронной форме). Если документ заполняет ИП и не нанимает кассира, то соответствующие полномочия по подписанию документа возлагаются на него. Квитанция выдается лицу, которое внесло денежные средства в кассу.