Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление трудовой книжки впервые в 2023 году: ответы на все вопросы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году
Трудовую книжку необходимо заполнять корректно и правильно, в соответствии с установленным порядком. В 2023 году актуальны новые правила внесения записей, касающихся работы сотрудника.
При смене работы, переводе на другую должность, совместительстве, увольнении, временном прописывании, признании титульных листов недействительными и в случае смерти сотрудника необходимо внести соответствующие записи.
В трудовую книжку необходимо вносить изменения только по установленному порядку, при этом запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации.
При заполнении трудовой книжки также следует учитывать, что дубликаты заполненных бланков не допускаются, однако, сделать копию заполненной страницы можно для личного пользования работником.
Внесение исправлений в трудовую книжку должно производиться с соблюдением порядка, утвержденного правилами. Исключениями могут быть незначительные ошибки, которые могут быть исправлены значком «i» и припиской причины.
В случае постоянного изменения фамилии работника необходимо внести соответствующие записи, которые заверяются подписью работодателя и печатью организации.
Внесение записей в трудовую книжку осуществляется на специальном титульном листе. При переходе на новую работу необходимо внести запись о приеме на работу на этом листе, а также указать дату начала работы, должность и наименование организации.
В случае перевода сотрудника на другую должность, при увольнении или временном прописывании также необходимо оформить запись на титульном листе о соответствующем событии.
Ответственность за корректное заполнение трудовой книжки несет работодатель, который должен обеспечить своих сотрудников необходимой информацией и поддержкой в этой сфере.
Общие правила заполнения трудовой при её оформлении
Основные правила следующие:
- На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
- Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
- Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
- В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
- Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Заполнение трудовой книжки по новым правилам: важные изменения и 15 возможных ошибок
«Секретарь-референт» №4 2022 / Отдел кадров
Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек. И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.
С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.
Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.
Правила внесения записи в трудовую книжку
Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:
- ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
- на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
- указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
- без сокращения слов;
- наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
- знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
- вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.
Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.
Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.
Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:
- цифрами арабскими;
- дата и месяц в двухзначном формате;
- год в четырехзначном формате.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Какой ручкой можно записывать
Касательно ручки, которой вносится информация, можно отметить, что особой разницы нет, ведь подойдет как перьевая, так и шариковая либо гелиевая разновидности этого инструмента.
Цвет текста может быть черным, синим или фиолетовым, но кроме этих нюансов есть и другие правила.
В частности, записи нельзя сокращать, а при необходимости исправлений строки не зачеркиваются, следует просто указать ниже об их недействительности и добавить правильную запись.
Любое внесение информации должно быть подтверждено документально, к примеру при повышении квалификации указываются реквизиты документа, подтверждающего обучение, а когда прием на работу или увольнение происходят по приказу руководства, то вводится номер и дата распоряжения.
Внести все записи при приеме на работу нужно в течение недели, а вот при увольнении вписать всю информацию обязательно следует в тот же день.
Как вносить исправления в записи
Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.
При смене Ф.И.О. и даты рождения:
- Запрашиваем подтверждающие документы.
- Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
- Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
При получении новой квалификации, профессии, специальности:
- Открываем первую страницу.
- Находим нужное.
- Ничего не зачеркиваем.
- После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:
- Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
- В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
- В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.
При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:
- Открываем нужную страницу.
- Находим ошибку.
- Никаких зачеркиваний!
- Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
- Отмечаем основание внесения поправки.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Как правильно заполнить трудовую книжку
Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2023 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности.
Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.
Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила.
Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.
За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве.